Alternierende Telearbeit - Umsetzungsschritte

Auswahlkriterien
Technische Anforderungen
Organisation
Aufstellen von Regeln
Aspekte des Umfeldes
Umsetzung

Auswahlkriterien

Anforderungen an Beschäftigte und Führungskräfte bei alternierender Telearbeit

Der Mitarbeiter, die Mitarbeiterin sollte

• freiwillig zu Hause bleiben wollen
• selbstständiges Arbeiten gewohnt sein
• die nötige Selbstdisziplin und ein kompetentes Selbstmanagement aufbringen können, um mit der neuen Arbeitsform verantwortlich umzugehen und sich nicht selbst auszubeuten
• die Einarbeitungsphase abgeschlossen haben
• unverzichtbare Präsenz am Arbeitsplatz komprimieren können
• eine Beurteilung der Arbeitsleistung auf Grund von Zielerreichung bzw. Arbeitsergebnissen akzeptieren können

Die Führungskraft sollte

• das Aufgabenfeld klar definieren und zeitlich gut planen können
• Leistungen des Mitarbeiters, der Mitarbeiterin ergebnisorientiert beurteilen können
• auch über andere Kommunikationsmittel als den persönlichen Kontakt führen und unterstützen können

Welche Aufgabengebiete sind für Telearbeit geeignet?

• Der Arbeitsplatz sollte klar definierte inhaltliche und zeitliche Arbeitsziele haben
• Die persönliche Kommunikation sollte zeitlich und im Vorfeld planbar sein
• Der Nutzungsanteil von Informations- und Kommunikationstechnologien soll hoch sein
• Die Verwendung von nicht digitalisierten Aktenbeständen sollte möglichst niedrig sein

 

Technische Anforderungen

Bestandsaufnahme und Bedarfsermittlung

• Welches Arbeitsplatzsystem wird am Büroarbeitsplatz genutzt? (PC, Workstation, Terminal)
• Welche Standardsoftware wird zur Bearbeitung der Aufgabe eingesetzt? (Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Grafik,...) und welche speziellen Anwendungsprogramme sind für die Tätigkeit erforderlich?
• Sollen Kommunikationssysteme wie E-Mail, Videokonferenzsysteme, Voice-Mail etc. eingesetzt werden?

Kommunikationsstruktur von Telebeschäftigten

• Der regelmäßige Austausch zwischen Telebeschäftigten und Unternehmen stellt einen zentralen Erfolgsfaktor der Einführung von Telearbeit dar.
• Kommunikation zwischen Telebeschäftigten und unternehmensinternen Bereichen: Vorgesetzte, Beschäftigte im Unternehmen, andere Telearbeiter des Unternehmens, Datenbankzugriffe 
• Kommunikation zwischen Telebeschäftigten und unternehmensexternen Bereichen: Kunden, Lieferanten, Kooperationspartner, Internet 

Erstellung eines technischen Konzepts

• Aus den genannten Bedingungen und Voraussetzungen sollte ein technisches Realisierungskonzept mit sämtlichen technischen Komponenten eines Telearbeitsplatzes erstellt werden.

 

Organisation

• Arbeitsplatzgestaltung und Arbeitsmittel
• An die alternierende Telearbeit angepasster Führungsstil
• Vereinbarung von und Orientierung an Zielvorgaben
• Personaleinsatzplanung
• Planen der Telearbeitstage vorab
• Kommunikationsmanagement
• Einplanen von Besprechungsterminen
• Erstellen eines Terminplans und geregelter Arbeitszeiten für Telearbeitstage
• Transparenz der Ansprechzeiten für andere Beschäftigte und Kunden
• Abmachung mit der Familie, um ungestörtes Arbeiten zu gewährleisten
• Ggf. Informieren von Nachbarn und Bekannten, um Gerüchten vorzubeugen
• Entwicklung eines neuen Arbeitsrhythmus in Abhängigkeit von der persönlichen Leistungskurve und familiären Rahmenbedingungen
• Beachtung regelmäßiger Pausen
• Rechtzeitige Besprechung auftretender Probleme mit dem Vorgesetzten
• Datenschutz- und Datensicherheitskonzept

Aufstellen von Regeln

Rechtliche Aspekte
Individuelle Klärung ist vor allem zu folgenden rechtlichen Aspekten erforderlich:

• Mitbestimmung des Betriebsrats / der Personalvertretung
• Vertragsgestaltung
• Haftungs- und Versicherungsschutz
• Zugangs- und Kontrollrechte
• Vergütung für Aufwendungen der Telebeschäftigten
• Arbeitszeitliche Regelungen
• Verhaltens- und Leistungskontrolle
• Datenschutz

Team- und Telearbeitersupport

• Einrichtung von Helplines
• Regelungen des technischen und fachlichen Supports der Telebeschäftigten
• Initiierung von Patenschaften zwischen Telemitarbeiter/-innen und Nicht-Telebeschäftigten, Einrichtung von Diskussionsrunden für den Erfahrungsaustausch

Freiwilligkeit und Rückkehroption

• Jede/r Telemitarbeiter/-in muss sich frei entscheiden können, ob er oder sie in Telearbeit arbeiten möchte.
• Den Telebeschäftigten muss eine Rückkehroption eingeräumt werden, die es ihnen ermöglicht, nach einer gewissen Frist wieder ins Unternehmen zurückzukehren. 

Vermeidung von Überbelastung durch Telearbeit

• Die Aufgaben der Telemitarbeiter/-innen sollten in der regulären Arbeitszeit durchgeführt werden können.
• Vorgesetzte sollten durch realistische Erwartungen und Vorgaben einen Rahmen setzen.

Karriere und Telearbeit – (k)ein Widerspruch ?!

• Neben Maßnahmen zur Verhinderung sozialer Isolation müssen auch Maßnahmen ergriffen werden, die der Gefahr des „Aus den Augen, aus dem Sinn“ entgegen wirken. Weiterbildung und Karrieremöglichkeiten sind für Telemitarbeiter/-innen ebenso bedeutend wie für alle übrigen Beschäftigten.
• Alternierende Telearbeitsform trägt dazu bei, dass Telemitarbeiter/-innen nicht aus dem Blickfeld ihrer Vorgesetzten verschwinden.

 

Aspekte des Umfeldes

Funktionierende Teamstrukturen

• Eine Vertrauensvolle Atmosphäre und ein gutes Verhältnis zwischen den Kollegen ist die notwendige Voraussetzung für ein effektives Arbeiten.
• Wird Beschäftigten die Möglichkeit zur Telearbeit gegeben, darf dies nicht als Prestigegewinn oder Belohnung missverstanden werden.
• Telearbeit bedeutet nicht die Zurücksetzung der im Büro verbleibenden Beschäftigten!

Doppelbelastung von Erziehenden durch Telearbeit

• Die Praxis zeigt, dass es nicht möglich ist, zum gleichen Zeitpunkt Telearbeit zu betreiben und für Haushalt und Kinder da zu sein.
• Es ist dringend erforderlich, Hausarbeit, Kinderbetreuung und Telearbeit als eigenständige Bereiche wahrzunehmen.

Familie und Telearbeit

• Die Familienmitglieder eines Telebeschäftigten müssen dafür sensibilisiert werden, dass dieser trotz seiner Anwesenheit zu Hause nicht immer ansprechbar ist.
• Vereinbarte Regeln helfen dabei. Tipp: Die geschlossene Tür zeigt den übrigen Familienmitgliedern, dass man ungestört sein möchte.
• Neben diesen Regelungen ist es aber auch wichtig, die Familienmitglieder zu informieren und über alle Vorbehalte und Sorgen offen zu reden.
• Oftmals hat die Familie mehr Bedenken gegenüber Telearbeit, als die Beschäftigten selbst.

 

Umsetzung

1. Schritt: Ziele definieren und Vorbereitung

• Definition des Projektmanagements (Ziele der Telearbeit, Beteiligte, Aufgaben, Zeitplan)
• Erhebung der bestehenden innerbetrieblichen und externen Praxiserfahrungen im Bereich Telearbeit. So wird Mehrarbeit vermieden
• Eingrenzung des Pilotbereichs
• Sensibilisierung und Motivation der Führungskräfte, potenziellen Telebeschäftigten, deren Kolleg/-innen sowie Mitgliedern des Betriebsrats

(Siehe unter dem Reiter Arbeitsmaterialien dazu: „Muster-Fragebogen für Mitarbeiter/-innen zur Akzeptanz und Machbarkeit der Telearbeit“)

2. Schritt: Unternehmensanalyse

• Wesentliche Merkmale der einzelnen Aufgabenbereiche und Geschäftsprozesse
• Organisatorische Eingliederung der einzelnen Arbeitsprozesse
• Anforderungen an Koordination und Kontrolle
• Ausgestaltung und Komplexität der internen und externen Kommunikationsbeziehungen
• Grad der Technikunterstützung an den einzelnen Arbeitsplätzen
• Regelungsbedarf in Bezug auf Datenschutz und Datensicherheit
• Einzusetzende Führungs- und Kontrollmechanismen

3. Schritt: Telearbeitskonzeption

• Auswertung der Ergebnisse der Unternehmensanalyse, Aufdecken von Schwachstellen
• Festlegung der Formen der Telearbeit und konkrete Ausgestaltung
• Teilkonzepte zu Arbeitsorganisation, Technik, Kommunikation, Beschäftigte, Führung und Kontrolle, Pilotprojektdurchführung und Auswertung

4. Schritt: Pilotphase und Auswertung

• Erprobung innerhalb eines zeitlich begrenzten Rahmens (erfahrungsgemäß liegen nach einem halben Jahr grundlegende Resultate vor)
• Begleitende Auswertung anhand eines Kriterienkataloges und, falls notwendig, Optimierung der Schwachstellen

5. Schritt: Ausweitung und Verbreitung

• Die Ausweitung der Telearbeit in andere Unternehmensbereiche oder im gleichen Tätigkeitsumfeld können Bestandteile einer größeren Reorganisationsmaßnahme sein.
• Die Erfahrungen aus der Einführung und Nutzung der Arbeitsform Telearbeit können dazu beitragen, bei der Ausweitung Fehler zu vermeiden, Zeit und Kosten einzusparen und dadurch Telearbeit in einem größeren Rahmen zu installieren.

Autor: Angela Fauth-Herkner