Arbeitsorganisation - Maßnahmen

Arbeitsinhalte und -abläufe
Arbeitszeitmodell
Persönliches Zeitmanagement
Team und Führung
Information und Kommunikation
Qualifizierung

Arbeitsprozesse sollen so organisiert werden, dass sie für Unternehmen, Beschäftigte und Kunden gleichermaßen von Nutzen sind.

Eine familienbewusste Arbeitsorganisation beinhaltet Tätigkeitsspielräume und eine höhere Selbstverantwortung der Beschäftigten. Die Vereinbarkeit von Beruf und Familie wird durch flexible Gestaltung von Arbeitszeiten und interessengerechte Verteilung von Arbeitsfeldern, multifunktionalen Personaleinsatz sowie Mitarbeiterbeteiligung und Teamarbeit erleichtert.

Eine Fülle von Organisationsmaßnahmen und Instrumenten trägt zur besseren Vereinbarkeit, aber auch zur Optimierung der Arbeitsprozesse im Unternehmen bei.

Arbeitsinhalte und -abläufe

Arbeitsinhalte
Die Arbeitsinhalte und ihre Verteilung werden mit den Teammitgliedern besprochen. Dabei wird die Lebenssituation der Mitarbeiter in den Entscheidungsprozess mit einbezogen. Individuelle Lösungen während einer Familienphase, wie z. B. Reduktion der Reisetätigkeit, weniger Abendtermine, zeitliche Souveränität unter der Prämisse, dass ein fest gelegtes Arbeitsergebnis erzielt wird, können so optimal umgesetzt werden.

Arbeitsabläufe
Die Organisation von Arbeitsabläufen zeichnet sich sowohl durch Kunden- als auch durch Mitarbeiterorientierung aus. Die Orientierung an den Bedürfnissen der Mitarbeiter und die Einbeziehung ihrer außerberuflichen Verpflichtungen bedeutet rechtzeitige Planung und gleichmäßige Verteilung der Arbeit. Geeignete Informationsmittel und feste Besprechungstermine erleichtern die Möglichkeit, Aufgaben bei Bedarf an Kollegen abzugeben. Weniger Stress für die Mitarbeiter und eine höhere Qualität ihrer Arbeitsleistungen sind die Resultate. Bei der (Re-)Organisation von Arbeitsabläufen werden diese außerdem oft besser an die Gegebenheiten angepasst und effizienter gestaltet, womit eine win-win-Situation für den Mitarbeiter, das Unternehmen und den Kunden geschaffen ist.

Arbeitszeitmodell

Die optimale Organisation der Arbeitsaufgaben wird idealerweise von einem passenden Arbeitszeitmodell flankiert. Um diese richtig umzusetzen und negative Auswirkungen wie die Überastung von Mitarbeitern zu vermeiden, braucht es geeignete Management-Instrumente. Zeitkonten in ihren unterschiedlichen Varianten (Gleitzeit-, Ampel- und Langzeitkonten) helfen die Arbeitszeit auszuwerten und flexibel zu steuern. Die Daten zeitwirtschaftlicher Erhebungen (Übersicht über den Urlaubsstand, geleistete Stunden für ein Projekt) helfen den Beschäftigten und Führungskräften, ihre Kapazitäten ideal zu nutzen.

Persönliches Zeitmanagement

„Ich habe mir so viel vorgenommen, doch am Ende des Tages habe ich nur die Hälfte geschafft und so muss ich den Rest noch zu Hause bearbeiten“, so eine Führungskraft, die unter der mangelnden Planung des Vorgesetzten leidet, aber auch ihre persönlichen Aufgaben nicht gut managen kann.
Ein gelungenes persönliches Zeitmanagement ist unerlässlich, um den Arbeitsalltag optimal zu bewältigen. Planungsdefizite von Vorgesetzten auszugleichen, das Arbeitspensum sicher zu managen und persönliche Verpflichtungen in den Tagesablauf zu integrieren sind hohe Anforderungen. Ein wichtiger Schritt, sie zu bewältigen, ist die Einhaltung bestimmter Grundregeln: „Nicht alles ist gleich wichtig!“, „Das Wichtigste zuerst!“, „Aufgaben delegieren!“, „Räume für konzentriertes und ungestörtes Arbeiten schaffen!“ – um die Wichtigsten zu nennen. Werden zur Unterstützung neue Technologien und Maßnahmen im Unternehmen eingeführt, werden diese auf ihr Potenzial für die Vereinbarkeit von Beruf und Familie und die verbesserte Gesundheit der Mitarbeiter überprüft.

Team und Führung

„im Team haben wir oft die besten Ideen“…..
Die Planung im Team und Einbeziehung aller Mitarbeiter in die Belange des Unternehmens hat zahlreiche positive Effekte. Die Betroffenen werden zu Beteiligten gemacht und können aktiv zur Optimierung und Entwicklung des Unternehmens und der internen Arbeitsabläufe beitragen. Das Zusammengehörigkeitsgefühl und die Eigenverantwortung wachsen. Maßnahmen auf dem Weg dahin sind eine angepasste Urlaubs- und Personaleinsatzplanung, Flexi-Spielregeln für die verstärkte Arbeit im Team, Stellvertretervereinbarungen für Urlaubs-, Krankheits- und familiär bedingte kurzfristige Arbeitsunterbrechungen sowie Qualitätszirkel zur Entwicklung und Optimierung von Ideen. Mit Hilfe dieser Maßnahmen können die positiven Effekte verstärkter Teamarbeit gesteigert werden, negative Begleiterscheinungen wie ein erhöhtes Konfliktpotenzial gerade zu Beginn der Umstrukturierungsphase werden abgeschwächt.

Teamorientierte Führung
Um das Potenzial verstärkter Teilhabe der Mitarbeiter und von mehr Teamarbeit nutzen zu können, stehen die Führungskräfte vor erhöhten Anforderungen. Sie müssen starkes Vertrauen in die Mündigkeit ihrer Mitarbeiter zeigen und in der Lage sein, Konflikte im Team konsensorientiert zu einer Lösung zu führen. Bei allen Bemühungen, die Arbeitsprozesse familienfreundlich umzugestalten, braucht die Führungskraft die unbedingte Unterstützung der Unternehmensleitung.

Information und Kommunikation

Der qualifizierte Einsatz moderner Informations- und Kommunikationstechnologien ist wichtig, wenn es um (Re-)Organisation eines Betriebes in Richtung Familienfreundlichkeit geht. Handys, E-Mail, Laptops, Telefonumleitungen und der Zugriff zum Server von unterwegs helfen den Beschäftigten, ihre Aufgaben zeitlich und örtlich flexibel zu erledigen. Zusätzlich ist die klare und verbindliche Vermittlung von Arbeitsaufträgen, Verfahren und Methoden im Team und von den Führungskräften ein unerlässlicher Bestandteil der Veränderungen. Präsentationen sowie Einzel- und Gruppengespräche sind mögliche Instrumente, innerhalb eines Teams sind besonders Übergaben bei flexiblen Arbeitszeitmodellen ein kritischer Faktor.

Den Wandel der Arbeitskultur von der Präsenzorientierung hin zur interessengerechten Aufgaben- und Ergebnisorientierung leiten nicht nur Auswertungen und Handlungshilfen für Führungskräfte und Teams ein, sondern sie werden maßgeblich von Präsentationen, Einzel- und Gruppengesprächen und Diskussionen begleitet.

Qualifizierung

Die (Neu-)Organisation der Arbeitsprozesse soll die Vereinbarkeit von Beruf und Familie für alle Beschäftigten eines Unternehmens verbessern. Für Spezialisten, deren Fähigkeiten in bestimmten Arbeitsphasen unentbehrlich sind, ist dies jedoch oft nicht möglich. Es besteht vielmehr die Gefahr der Überlastung. Deshalb ist es wichtig, das Personal so zu schulen, dass mehrere Mitarbeiter über die erforderlichen Spezialqualifikationen verfügen und sich in den Hochphasen die Arbeit teilen können.
Die vergleichbare Qualifikation mehrerer Beschäftigter ermöglicht außerdem einen flexiblen Personaleinsatz. Muss ein Mitarbeiter z. B. auf Grund eines familiären Notfalls vertreten werden, ist dies ohne großen Aufwand möglich. Um dieses zu erreichen, wird zuerst der Bildungsbedarf analysiert, um darauf aufbauend die Mitarbeiter zu qualifizieren und ihre individuellen Einsatzmöglichkeiten zu steigern. Alternativ dazu können Mitarbeiter zwischen Teams oder Betriebseinheiten ausgetauscht werden. So können sie sich weiter qualifizieren, entwickeln übergreifende Kompetenzen und sichern ihre Wettbewerbsfähigkeit auf dem Arbeitsmarkt, Die Kommunikation und Kooperation zwischen den Teams wird erhöht, d.h. die Wertschöpfungskette wird positiv verändert.
Der flexible und qualifikationsgerechte Einsatz von Mitarbeitern bedeutet für das Unternehmen eine gleichmäßige Personalauslastung, weniger Kosten und eine verbesserte Qualität der Leistungen.

Autor: Angela Fauth-Herkner