Bedarfsanalyse - Umsetzungsschritte

1. Klärung: Ist eine Bedarfsanalyse sinnvoll?
2. Vorbereitung: Abstimmung und Information
3. Befragung: Anschreiben und Fragebogen verschicken
4. Fragebögen eingeben und auswerten
5. Wie geht es weiter?

1. Klärung: Ist eine Bedarfsanalyse sinnvoll?

Zunächst sollten Sie entscheiden, ob eine Bedarfsanalyse per Fragebogen notwendig ist, oder ob der Bedarf an Kinderbetreuung in einer Fokusgruppe einfacher geklärt werden kann. Eine Befragung empfiehlt sich bei größeren Unternehmen, mehreren Unternehmensstandorten oder wenn viele Beschäftigte in Elternzeit sind, d. h. dann, wenn Sie den Bedarf nicht mehr persönlich ermitteln können. Eine Fokusgruppe eignet sich für kleinere, überschaubare Belegschaften, denn hierbei wird der Bedarf in der Runde der Teilnehmer ermittelt und anschließend diskutiert. Für die Durchführung einer solchen Fokusgruppe sollten Sie einen halben Tag einplanen.

Fokusgruppe.pdf (0.03 MB)

2. Vorbereitung: Abstimmung und Information

Sie müssen - sofern im Unternehmen vorhanden - die Arbeitnehmervertretung über die geplante Befragung informieren und für eine Zusammenarbeit gewinnen. Das Gleiche gilt für alle, die in Ihrem Unternehmen das Thema betrieblich unterstützte Kinderbetreuung aktiv voranbringen können und wollen. Dann sollten Sie in Abstimmung mit wichtigen Partnern und ggf. der Arbeitnehmervertretung im Unternehmen den Zeitrahmen für die Erhebung besprechen. Achten Sie darauf, die Befragung zu einer günstigen Zeit durchzuführen, also nicht zur Urlaubszeit oder bei Arbeitsspitzen. Eine Vorankündigung ist nicht unbedingt nötig, sollten Sie sich aber trotzdem dafür entscheiden, sind z. B. eine Personalversammlung oder firmeninterne Newsletter günstige Gelegenheiten. Als Zeitpunkt empfehlen wir ca. einen Monat vor der Verteilung der Fragebögen. Damit Sie den Ablauf überblicken können und nichts Wichtiges vergessen, sollten Sie unsere Checkliste verwenden. Hier finden Sie alle nötigen Schritte der Bedarfsanalyse – von der Planung bis zur Bekanntgabe der Ergebnisse

Checkliste.doc (0.32 MB)

3. Anschreiben und Fragebogen verschicken

Das Anschreiben soll zu Ihrer Art, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter anzusprechen, passen. Die folgenden Elemente sollten aber enthalten sein:

Grund der Befragung
Bedeutung der Teilnahme von Beschäftigten mit Kindern
Zeitaufwand (10 - 20 Minuten)
Hinweis, wer den Fragebogen ausfüllen soll und wer nicht
Freiwilligkeit der Teilnahme
Zusicherung der vertraulichen Auswertung
Rücksendefrist
Hinweis auf den beigefügten frankierten Rückumschlag
Dank für die Teilnahme

Das Anschreiben sollten alle unterschreiben, die die Bedarfsanalyse aktiv unterstützen, also Geschäftsführung und Betriebsrat. Es hat sich bewährt, auf die Rückseite des Anschreibens den Fragebogen zu drucken, so dass die im Anschreiben enthaltene Ausfüllanleitung und der Fragebogen immer zusammenbleiben. Sie können Fragebogen und Anschreiben per Post verschicken oder intern verteilen. Bei der internen Verteilung müssen allerdings jene, die in Elternzeit oder im Urlaub sind, per Post bedacht werden. Bei der Verschickung per Post sollten Sie einen frankierten Rückumschlag beilegen (0,55 Cent für 2 Seiten). Räumen Sie den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ausreichend Zeit für die Beantwortung der Fragen ein, einige sind vielleicht in Urlaub, andere wollen sich mit ihrer Partnerin oder ihrem Partner absprechen. Zwei bis vier Wochen sind aber ausreichend. Hinweis: Bitte beachten Sie, dass Sie den Fragenbogen nur mit der verfügbaren Software auswerten können, wenn sie ihn nicht verändern.

Anschreiben.doc (0.33 MB)

Fragebogen_Bedarfsanalyse.doc (0.34 MB)

4. Fragebögen eingeben und auswerten

Hinweis: Mit der verfügbaren Software kann nur der vorgegebene Fragebogen ausgewertet werden, d. h. können die Fragen nicht verändern oder zusätzliche Fragen einfügen. Sie können lediglich einzelne Fragen weglassen, die Ihnen nicht wichtig erscheinen. Es empfiehlt sich, die Fragebögen zu sammeln und in einem Stück in die Software einzugeben. Wenn der Rücklauf sehr schleppend ist, können Sie die Beschäftigten noch einmal an die Rückgabe erinnern, zum Beispiel per Rundmail. Für die Eingabe der Fragebögen werden nach etwas Übung nur wenige Minuten pro Fragebogen benötigt, also insgesamt wenige Tage. Die Bedienung der Software ist auch für Ungeübte sehr leicht, Sie können mit der Eingabe auch Hilfskräfte beauftragen.

Anleitung.pdf (0.02 MB)

Bedarfsanalyse_1_1_Win.zip (9.54 MB)

Bedarfsanalyse_1_1_Mac.sit (7.93 MB)

Systemvoraussetzungen für den Einsatz der Software
Um mit der Software zur Eingabe und Auswertung der Fragebögen arbeiten zu können, muss Ihr Computersystem folgende Voraussetzungen erfüllen:

Windows PC
Windows 2000 oder XP, bei Windows 2000 (oder älter) zusätzlich das Entpackungsprogramm WinZip, 30 MB freier Festplattenspeicher.

Apple Macintosh
Betriebssystem Mac OS X, Entpackungsprogramm Stuffit Expander (kostenlos unter www.stuffit.com), 30 MB freier Festplattenspeicher.
Der Download der Eingabe- und Auswertungssoftware dauert mit Breitband-Internetzugang (DSL) zirka 5 Minuten, für den Download per ISDN müssen Sie mit 15-20 Minuten rechnen.

5. Wie geht es weiter?

Wenn die Auswertung abgeschlossen ist, sollten Sie die Ergebnisse im Unternehmen bekannt geben und mit geeigneten Ansprechpartnern das weitere Vorgehen diskutieren. Ob und wie Sie bzw. Ihre Firma die benötigte Kinderbetreuung betrieblich unterstützen möchten, können Sie nun besser entscheiden. Vor allem können Sie nun gezielter abwägen, ob sich der Aufbau einer eigenen Einrichtung oder einer kleinen Familienkrippe oder Minikita lohnt oder möglicherweise eine flexiblere, weniger bindende Lösung in Frage kommt. Unsere Empfehlung nach dieser Bedarfsanalyse: Nutzen Sie die Entscheidungshilfe und informieren Sie sich über die verschiedenen Maßnahmen. Maßnahmen. Wenn Sie Fragen zur Bedarfsanalyse oder zu geeigneten Maßnahmen haben, hilft Ihnen unsere Infoline unter der Nummer 0180/3444333 weiter.