Einrichtungen - Umsetzungsschritte

Der Aufbau einer eigenen „Betriebskita" oder die Schaffung von Betreuungsplätzen für die Kinder Ihrer Beschäftigten in Kooperation mit anderen Unternehmen oder einer Einrichtung bedarf einer genauen Planung und Umsetzung. Die hier dargestellten Schritte gelten zunächst für eine eigene betriebliche Betreuungseinrichtung. Diese Schritte sind auf Kooperationsmodelle mit anderen Unternehmen oder vorhandenen Einrichtungen weitgehend übertragbar. Treten Abweichungen auf, werden diese erklärt.
Die Erklärungen und Schritte sind so gestaltet, dass Sie keine pädagogischen Fachkenntnisse oder Erfahrungen mit der Einrichtung von Kindertagesstätten brauchen. Wir empfehlen Ihnen, die vorgegebene Abfolge einzuhalten bzw. zumindest vollständig zu lesen. Lediglich in Bezug auf die öffentliche Förderung (Punkt 7) sollten Sie aufgrund der langen Vorlaufzeiten so früh wie möglich mit den Verhandlungen beginnen.

Die Schritte bei der Umsetzung von Kinderbetreuungseinrichtungen

1. Kommt eine Einrichtung für Ihre Firma in Frage?

Bei allen nachfolgenden Schritte gehen wir davon aus, dass Sie bzw. Ihr Unternehmen sich für eine Einrichtungslösung entschieden haben und nun die Umsetzung angehen möchten. Sollten Sie noch nicht sicher sein, können Sie mit den folgenden Hilfen klären, ob eine Einrichtung für Ihr Unternehmen in Frage kommt:

Nutzen Sie die Entscheidungshilfe
Führen Sie eine Bedarfsanalyse durch, wenn Sie den Bedarf Ihrer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen nicht kennen.
Wenn weniger als 10 Kinder Ihrer Beschäftigten zu betreuen sind: Prüfen Sie, ob nicht eher die einrichtungsähnliche Variante oder die Kleinsteinrichtung Familienkrippe bzw. Minikita geeignet ist. In Bezug auf eine größere Einrichtung, die wir Ihnen in diesem Kapitel vorstellen, kommen in erster Linie die Kooperationsmodelle in Frage.
Eine Einrichtung oder Plätze in einer Einrichtung sind mit zeitlichem Aufwand verbunden, auch wenn Sie viele notwendige Arbeiten auslagern - sind Sie dazu bereit (oder jemand anders in Ihrer Firma)?
Erst im Laufe der Umsetzung Ihrer Einrichtungspläne werden Sie die konkrete Finanzierung der Einrichtung festlegen und wissen, wie hoch die Kosten sein werden. Lesen Sie dazu auch den Abschnitt Kosten. Bedenken Sie: Die Unterstützungsmaßnahme Kinderbetreuungseinrichtung kann die kostenaufwändigste Möglichkeit sein, Ihren Beschäftigten zu Kinderbetreuung zu verhelfen. Wenn Sie Einrichtungsplätze wünschen und als Arbeitgeber die Kosten gering halten möchten, beachten Sie vor allem die Varianten „Kooperationsmodelle“ und „Elterninitiative“, die auch mit einer geringeren Kostenbeteiligung des Arbeitgebers möglich sind.
Lassen Sie sich von unseren Experten zu Ihrer Entscheidung beraten. Bei unserer Infoline unter 0180 - 3 444 333 erhalten Sie Antworten oder Hilfe zu einer eine weiterführenden Beratung.

Während der Umsetzung Ihrer Pläne können Stolpersteine oder Entwicklungen auftauchen, in deren Folge Ihre Einrichtung doch nicht realisiert werden soll oder kann. Mit dem oben beschriebenen Vorgehen sind Sie aber auf Hindernisse so gut wie möglich vorbereitet.

2. Planungsgrundlage: Gute Vorbereitung für alle weiteren Entscheidungen und Schritte

Gewinnen Sie so früh wie möglich einen Überblick darüber, welche zentralen Festlegungen Sie für Ihre Einrichtung treffen müssen. Dafür steht Ihnen die Planungsgrundlage zur Verfügung: In der Kurzfassung als Checkliste gewinnen Sie damit schnell einen Eindruck, welche Fragen Sie jetzt beantworten können und welche Sie noch klären müssen. In der kommentierten Fassung erhalten Sie zusätzlich Erklärungen, auch zu den Kosten. Die längere Version der Planungsgrundlage dient auch als eine schnelle erste Einführung für Sie als Laie in wichtige Themen rund um Kinderbetreuungseinrichtungen. Wir empfehlen Ihnen, beim Durcharbeiten der ausführlichen Version der Planungsgrundlage die Kurzform zur besseren Übersicht parallel auszufüllen.

Planungsgrundlage_kurz.pdf (0.18 MB)

Planungsgrundlage.pdf (0.11 MB)

3. Wer unterstützt Sie? Wie wollen Sie weiter arbeiten?

Mit der Planungsgrundlage wissen Sie nun, welche wesentlichen Fragen Sie rund um Ihre Einrichtung beantworten müssen. Bevor Sie mit der Beantwortung der noch offenen Fragen und der weiteren Umsetzung beginnen und die dafür nötigen Informationen recherchieren, sollten Sie klären, wie Sie an der Umsetzung Ihrer Einrichtungsidee weiter arbeiten möchten: Wo und in welchem Ausmaß möchten oder müssen Sie unterstützt werden? Was wollen Sie selbst machen, wo nutzen Sie Fachkompetenz und Beratung?

3.1 Die zuständige Person in Ihrem Unternehmen
Als Entscheiderin oder Entscheider in Ihrem Unternehmen werden Sie Ansprechpartner für die Einrichtung bzw. die Betreuungsplätze Ihrer Firma bleiben. Trotzdem muss eine zweite Person zur Bearbeitung alltäglicher Fragen und Aufgaben dauerhaft eingesetzt werden: Wer erhält frei werdende Plätze? Wie kommt das Geld entsprechend der Kostenbeteiligung des Unternehmens in die Einrichtung? Wie wird die Einrichtung bekannt gemacht? Wie werden die Eltern eingebunden? Natürlich können auch Sie selbst als Arbeitgeber diese Aufgabe übernehmen oder nur zu einem kleinen Teil delegieren.

Je mehr Aufgaben innerhalb Ihres Unternehmens übernommen werden sollen, umso mehr Aufgaben hat ggf. die Sie unterstützende Person bereits in der Aufbauphase. Es empfiehlt sich, sie früh im Unternehmen auszuwählen und in die Planung einzubinden. Bei der Finanzplanung und der Entscheidung, einen externen Träger zu beauftragen, sollten Sie die Arbeitsstunden dieser Person mit berücksichtigen.

Wenn Sie eine eigene Einrichtung an einen externen Träger auslagern oder ein Kooperationsmodell mit anderen Unternehmen oder einer bestehenden Einrichtung angehen, wird die meiste Arbeit vom entsprechenden Träger geleistet. Doch auch dann verbleiben Aufgaben für Sie bzw. eine zuständige Person im Unternehmen: Die Plätze Ihrer Firma müssen vergeben werden und Eltern sowie der jeweilige Träger brauchen eine Ansprechpartnerin oder einen Ansprechpartner.

3.2 Eine pädagogische Fachkraft für die Einrichtungsleitung
Eine qualifizierte pädagogische Fachkraft muss Ihre Einrichtung leiten. Möchten Sie als Firma selbst eine Einrichtung aufbauen und Träger sein oder einen eigenen Trägerverein gründen, dann kann diese Fachkraft Sie effektiv bei der Umsetzung unterstützen. Dies umso mehr, je früher sie eingebunden wird. Sie ist dann Ihr wichtiger Ansprechpartner für alle pädagogischen und organisatorischen Fragen der Betreuung. Sobald Sie sicher wissen, dass Sie eine Einrichtung umsetzen werden, sollten Sie diese Fachkraft suchen. Sie und die zuständige Person in Ihrer Firma sind das Team, das Ihre eigene Einrichtung umsetzen wird - unterstützt durch die Firmenleitung. Bei der Gewinnung und Auswahl dieser Fachkraft erhalten Sie Unterstützung bei unserer Infoline VERLINKEN unter 0180 - 3 444 333 .

Die Fachkraft ist immer beim Träger der Einrichtung angestellt – betreibt die Firma selbst die Einrichtung, wird sie damit unmittelbar Arbeitgeber des Betreuungspersonals. Die Firma kann, wie erwähnt, aber auch einen Verein gründen, der Träger der eigenen Einrichtung wird.

Auch wenn Sie einen externen Träger für Ihre firmeneigene Einrichtung beauftragen, sollten Sie an der Auswahl der Leitung mit beteiligt sein. Bei Kooperationsmodellen mit anderen Unternehmen oder bestehenden Einrichtungen übernimmt der Träger die Auswahl des Personals.

3.3 Entlastung durch einen externen Träger und/oder Berater
Wenn Sie eine eigene Einrichtung schaffen möchten, können Sie dies an einen externen Träger delegieren. Dieser übernimmt für Sie die Organisation und das Management und arbeitet eng mit Ihnen zusammen, um Ihre Wünsche und die Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter optimal zu realisieren. Dieser Träger ist darüber hinaus auch Arbeitgeber für die Beschäftigten der Einrichtung.

Je früher Sie den Träger hinzuziehen, um so mehr kann er Sie schon in wichtigen Grundentscheidungen zur Einrichtung beraten. So können erfahrene Träger Sie auch bei der Verhandlung mit den Behörden unterstützen und zum Finanzierungskonzept sowie zu öffentlicher Förderung beraten. Einige Träger bieten auch an, Ihre Firma zur optimalen Gestaltung und Umsetzung Ihrer Einrichtung zu beraten, ohne dass sie die Trägerschaft übernehmen.

Bei der Suche nach geeigneten Trägern erhalten Sie Hilfe bei unserer Infoline VERLINKEN unter 0180 - 3 444 333.

Kooperationsmodelle als Alternative zur eigenen Einrichtung arbeiten meist mit einem externen Träger zur Koordination und Entlastung der beteiligten Firmen und Eltern. Auch bei einer Elterninitiative gibt es das Modell, die Einrichtung durch einen Träger statt den Elternverein zu betreiben und lediglich die wichtigen Entscheidungen durch diesen Verein zu treffen.

3.4 Unterstützung durch Behörden, Verbände und Bündnisse
Sie können sich auch durch die zuständigen Jugendbehörden (Ihr örtliches Jugendamt und das Landesjugendamt Ihres Bundeslandes) und Verbände und Träger der Jugendhilfe beraten lassen. Zurzeit sind noch nicht alle diese Stellen darauf eingestellt, gezielt Betriebe beim Aufbau betrieblicher Kinderbetreuung zu unterstützen. Das macht Sie möglicherweise zum Vorreiter in Ihrer Kommune oder bei einem Wohlfahrtsverband. Manche Landesjugendämter, örtliche Jugendämter, Verbände vor Ort oder auf Regional-, Landes- oder Bundesebene können Ihnen als Betrieb aber schon jetzt gezielt weiterhelfen. Wenn Sie ein "normaler" Träger werden - sei es als Firma selbst oder als für die Einrichtung gegründeter Verein bzw. Elterninitiative - stehen Ihnen diese Stellen kompetent zur Seite.

Um über Ansprechpartner und Akteure vor Ort mehr zu erfahren, wenden Sie sich am besten an das örtliche Jugendamt. Möglicherweise gibt es auch in Ihrer Stadt schon ein lokales Bündnis für Familien, wo Sie sich einbringen oder Unterstützung finden können.

Nutzen Sie auch die Info-Datenbank VERLINKEN

3.5 Der Architekt oder die Architektin: Die Unterstützung rund um das Bauliche
Wenn Sie eine eigene Einrichtung planen und die Raumsuche und –gestaltung beginnt, kann bzw. muss je nach benötigten Baumaßnahmen ein Architekt oder Innenarchitekt nicht nur in die Planung, sondern auch in die Abwicklung der baulichen Genehmigungen sowie die Bauleitung einbezogen werden. Auch Innenarchitekten können je nach Bauvolumen diese Unterstützung leisten und sind zugleich Fachleute für die Innengestaltung.

4. Der Bedarf: Was soll und wird Ihre Einrichtung leisten? ^

An diesem Punkt der Einrichtungsplanung sollten Sie genau wissen, wie viele Kinder in welchem Alter zu welchen Zeiten betreut werden sollen, ob regelmäßige Betreuung und/ oder Betreuung in Ausnahme- und Notsituationen benötigt wird und wie flexibel diese angeboten werden soll.
Für alle weiteren Schritte sollte Ihnen dies so genau wie möglich bekannt sein, da auch die rechtlichen Auflagen und die Finanzierung davon abhängen. Berücksichtigen Sie aber auch Ihren Bedarf und Ihre Ziele als Arbeitgeber: Eine Checkliste für Ihre Ziele ist in der Planungsgrundlage integriert.

Führen Sie also spätestens jetzt eine Befragung im Rahmen der Bedarfsanalyse durch, um den gegenwärtigen und mittelfristigen Bedarf Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für die Planung Ihrer Einrichtung einschätzen zu können. Einige Träger sowie Beratungsinstitutionen bieten auch an, diese Bedarfsanalysen und die entsprechenden Auswertungen durchzuführen.

Als ein weiterer wichtiger Hinweis zum Bedarf dient auch das Angebot an Kinderbetreuungseinrichtungen in Ihrer Region. Die Übersicht "Versorgungssituation" gibt Ihnen einen ersten Eindruck zur Lage in Ihrem Bundesland. Zur Versorgungssituation vor Ort kann Ihnen Ihr örtliches Jugendamt Auskunft geben.

Externer Download: Versorgungssituation nach Bundesländern

5. Rechtliche Vorgaben und Förderbedingungen: Welche Vorgaben müssen Sie einhalten? Wo haben Sie Spielraum? Welche Förderung können Sie bekommen? ^

Wenn der Bedarf bekannt ist und Sie wissen, welche Betreuung für wie viele Kinder welcher Altersgruppe mit welcher Flexibilität Sie anbieten wollen gilt es zu klären, welche rechtlichen Regelungen für Ihre geplante Einrichtung relevant sind.
Für Kinderbetreuungseinrichtungen gelten eine Reihe rechtlicher Vorgaben.

5.1 Grundsätzliches zu den gesetzlichen Vorgaben

Auf Bundesebene ist die sogenannte Kindertagesbetreuung im Sozialgesetzbuch VIII - Kinder- und Jugendhilfe geregelt. Es ist aber Aufgabe der Bundesländer, die Kindertagesbetreuung umzusetzen. Deshalb sind die einzelnen Landesgesetze zur Kindertagesbetreuung bzw. Kindertagesstätten und die ergänzenden Ausführungen konkret zu beachten.
Die Richtlinien für Kindertagesstätten eines jeweiligen Landes können sich dabei für unterschiedliche Altersgruppen und Gruppenzusammensetzungen unterscheiden.
Für die Eröffnung und den Betrieb einer Kinderbetreuungseinrichtung wird eine Betriebserlaubnis benötigt. Diese erteilt das jeweilige Landesjugendamt.
Bis auf wenige Ausnahmen: Kinderbetreuungseinrichtungen, die Betreuung nicht dauerhaft und regelmäßig, sondern in Ausnahme- und Notsituationen anbieten, können in manchen Bundesländern und Kommunen mit Genehmigung bzw. Unterstützung des örtlichen Jugendamtes betrieben werden.
Inhaltlich werden in diesen gesetzlichen Vorgaben unter anderem die Personalstandards nach Altersgruppen der Kinder, also die benötigte Menge an Personal sowie deren Qualifikationsniveau, die räumlichen bzw. baulichen Vorgaben und grundlegende pädagogische Fragen geregelt.

5.2 Welche Fragen sollen jetzt geklärt werden?
Folgende Fragen zu den aktuellen Regelungen sollten beantwortet werden:

Ist für die Genehmigung Ihrer Einrichtung das Landesjugendamt zuständig? Gelten für Ihre Einrichtung die Bestimmungen des Landesgesetzes in vollem Umfang? Oder gilt für Sie der (seltene) Fall, dass in Ihrem Bundesland bzw. in Ihrer Kommune das örtliche Jugendamt Ihre Einrichtung genehmigt, weil in der Einrichtung ausschließlich Betreuung in Not- und Ausnahmesituationen und nicht regelmäßig erfolgt?
Wie viel Personal mit welcher Qualifikation wird mindestens für die Betreuung der von Ihnen vorgesehen Anzahl und Altersstruktur von Kindern benötigt?
Wie viele Quadratmeter Raum- und Außenfläche werden insgesamt und für die verschiedenen Nutzungsbereiche benötigt?
Muss ein Außengelände vorhanden sein? Oder gilt der seltene Fall, dass dies nicht nötig ist?
Welche baulichen Auflagen sind einzuhalten?
Welche pädagogischen Rahmenbedingungen sind zu beachten? Gibt es einen Bildungsplan, der auch für Ihre Einrichtung angewendet werden muss?
Gelten in Ihrer Kommune noch weitere Vorgaben bzw. eine besondere Auslegungspraxis der Vorgaben?
Gibt es ein Fördermodell, das für Ihre Einrichtung geeignet ist?
Wie sind die Auflagen des Fördermodells zur Aufnahme von Kindern, deren Eltern nicht in der Firma arbeiten und von Gastkindern, die in anderen Kommunen oder Bundesländern wohnen?
Wie sind die Auflagen des Fördermodells in bezug auf Öffnungszeiten?
Wenn Ihre Einrichtung dies anbieten möchte: Wie sind die Auflagen des Fördermodells bezüglich Flexibilität, ist Platzsharing möglich?
Welche Auflagen des Fördermodells gelten für den Träger? Muss der Träger im Fördermodell nicht privat-wirtschaftlich, also ein Verein, oder sogar eine Elterninitiative sein?
Gibt es Auflagen hinsichtlich der Höhe der Vollkosten und/ oder der Elternbeiträge?

Über die rein rechtlichen Fragen gehen solche nach der politischen Stimmung zu Ihrer Einrichtung hinaus, können aber ggf. bei den Recherchen geklärt werden:

Gibt es Spielraum für Verhandlungen von neuen Fördermodellen?
Gibt es derzeit besondere Modellprojekte, nachahmenswerte Finanzierungspraktiken in anderen Kommunen Ihres Bundeslandes?

Informationen zu Möglichkeiten der öffentlichen Förderung und zu den neuen Förderprogrammen finden Sie auch auf der Seite Kosten.

5.3 Wie erfahren Sie die aktuell geltenden Regelungen?
Wenn Sie ein Kooperationsmodell planen oder Ihre Einrichtung an einen externen Träger übertragen, wird dieser die zentralen Fragen für Sie klären. Wenn Sie diese Fragen selbst klären wollen oder müssen: Für Nicht-Fachleute sind die entsprechenden Texte oft wenig verständlich und schrecken aufgrund der Länge ab. Deshalb empfiehlt es sich, persönlich nachzufragen. Die jeweiligen Landesjugendämter bzw. meist auch das örtliche Jugendamt können Ihnen Auskunft über die aktuell gültigen Regelungen geben. Die Adressen der entsprechenden Ämter finden Sie in der Infoline-Datenbank VERLINKEN. Unterstützen kann Sie auch der beauftragte Träger oder ein Experte sowie die möglicherweise bereits ausgewählte Leitungskraft Ihrer Einrichtung.

Ergänzend oder als Vorbereitung zu persönlichen Recherchen können Sie sich über schriftliche Materialien informieren. Dabei ist allerdings die Aktualität problematisch, da sich die Regelungen besonders in jüngster Zeit ständig ändern bzw. ergänzt werden. Sehr empfehlenswert und weitgehend aktuell sind die vom Land Brandenburg für alle Bundesländer zusammengestellten Länderübersichten. Eine andere Darstellung der öffentlichen Zuschussbedingungen finden Sie im Dokument Fördermodelle. Lesen Sie zur öffentlichen Förderung auch den Abschnitt Kosten. Wer sich darüber hinaus für die Gesetzes- und Regelungstexte und generell für Fragen der Kindertagesbetreuung interessiert, dem wird das Portal Kindertagesbetreuung empfohlen, in dem bundesweit Informationen gesammelt sind.

Externe Downloads: Rechtslage; Personalstandards, Finanzierungsregelungen nach Bundesländern

Fördermodelle.pdf (0.78 MB)

6. Räume finden und deren Eignung klären ^

Wenn Sie wissen, wie groß die benötigten Räumlichkeiten und ein Außengelände sein müssen und welche baulichen Auflagen einzuhalten sind, gilt es, geeignete Räumlichkeiten zu finden. Vor der Fertigstellung Ihres Finanzierungskonzeptes sollten Sie aber noch keine "Nägel mit Köpfen" machen.
Wenn Sie sich in ein Kooperationsmodell einbringen oder einen externen Träger für Ihre Einrichtung nutzen wollen, entfallen die folgenden Schritte weitestgehend - es sei denn, Ihr Unternehmen möchte sich, z.B. mit betriebseigenen Räumen oder durch Engagement für Räume an einem Kooperationsmodell beteiligen.

Wenn Sie noch keine Räume gefunden haben: Geeignete Räumlichkeiten können Sie natürlich auf üblichem Wege über den örtlichen Immobilienmarkt finden. Sollten Sie selbst eine Anzeige aufgeben, empfiehlt es sich, so konkret wie möglich zu sein: Nennen Sie die mindestens benötigte Raumgröße und den Nutzungszweck und geben Sie an, dass es ein Außengelände geben muss und ggf. eine Gewerbeküche vorhanden sein oder eingebaut werden muss (wenn in der Einrichtung frisch gekocht werden soll). Eine Kindertagesstätte liegt zudem i.d.R. im Erdgeschoß, selten im ersten Stock, es sei denn, das gesamte Gebäude wird als solche genutzt.

Wenn Sie geeignete Räume gefunden haben, gilt es, die folgenden Punkte so früh wie möglich zu klären:

Lassen sich diese überhaupt als Kindertagesstätte nutzen? Ggf. müssen Sie erst eine Nutzungsänderung beantragen. Dies sollten Sie so schnell wie möglich anstreben, um frühzeitig eine Entscheidung zu erhalten.
Sind die baulichen Auflagen schon verwirklicht (was selten der Fall sein wird) oder können sie in vertretbarem Kostenrahmen vorgenommen werden? Besonders wichtig sind die Auflagen des Brandschutzes, da Umbaumaßnahmen dafür sehr teuer sein können (z.B. Fluchtwege, Brandschutztüren, ein zweites Treppenhaus für eine Kinderbetreuungseinrichtung im ersten Stock eines Gebäudes).

Sie benötigen eine Beurteilung der Räume durch die zuständige örtliche Baubehörde (z.B. das Bauamt, Baurechtsamt oder Bauaufsichtsamt). Diese kann in manchen Kommunen auch nach Überprüfung der Baupläne der Räumlichkeiten durch die zuständige Behörde erteilt werden. Eine Begehung der Räumlichkeiten vor Ort ist jedoch empfehlenswert. Da Sie bei den Umbaumaßnahmen mit einem Architekten oder einer Architektin zusammen arbeiten, sollten Sie diese/n jetzt einbeziehen. (Innen-)Architekten können Ihnen auch die Verhandlungen mit der Behörde abnehmen und Ihnen die mit dem Umbau der gewählten Räumlichkeiten und der Einrichtung verbundenen Kosten veranschlagen.

Wenn die Räumlichkeiten nach dieser Prüfung in Frage kommen, sollten Sie nun das Finanzierungskonzept klären und verabschieden, bevor Sie den Mietvertrag unterzeichnen und mit der Planung beginnen.

7. Das Finanzierungskonzept: Mit oder ohne öffentliche Förderung ^

Für jede Einrichtung muss auch die Finanzierung geklärt werden. Herausfordernd können dabei insbesondere die Verhandlungen mit der Kommune sein. Dazu finden Sie Materialien und Informationen im Abschnitt Kosten.
Nutzen Sie die fachliche Unterstützung durch Ihre Kontakte. Je nach Erfahrung und Qualifikation kann die schon ausgewählte Einrichtungsleiterin die Kalkulation bewältigen oder Sie nutzen zu diesem Aspekt ein externes Beratungsangebot. Ein externer Träger kann Ihnen auch ein solides Finanzierungskonzept erstellen.

Das Finanzierungskonzept besteht aus der realistischen und vollständigen Einschätzung der einzelnen Kostenposten, die zusammengenommen die Vollkosten bzw. laufenden Kosten für einen Betreuungsplatz ergeben, außerdem sind die Investitionskosten, die vor der Eröffnung der Einrichtung zu leisten sind, einzubeziehen.

Achtung: Lange Vorlaufzeiten einplanen
Öffentliche Gelder für die eigene Einrichtung zu bekommen, kann lange Wartezeiten bedeuten und ggf. Ihr gesamtes Projekt aufschieben. Beginnen Sie deshalb früh die Gespräche mit den Behörden.

Die Kosten werden getragen durch die Gegenfinanzierung der Firma, der Eltern sowie ggf. eine öffentliche Förderung. Sollte es Anhaltspunkte dafür geben, dass es für die Kommune oder das Land interessant sein könnte, mit Ihrer Einrichtung einen neuen Weg der Beteiligung der öffentlichen Hand zu gehen, müssen Sie mit dem Landesjugendamt und dem Jugendamt vor Ort über mehr als das schon vorgegebene verhandeln.

Häufig kann es sinnvoll sein, externe Berater an diesem Punkt zu den Verhandlungen hinzuzuziehen - auch in Ergänzung zu einem von Ihnen ggf. beauftragten Träger. Hinweise auf externe Berater finden Sie in der Broschüre Betrieblich unterstützte Kinderbetreuung und über die Infoline VERLINKEN.

Betrieb_unterst_KB.pdf (0.73 MB)
Die Finanzierungskonzepte für Ihre Beteiligung an Kooperationsmodellen unterscheiden sich wesentlich von denen einer eigenen Einrichtung. Hier kann Ihnen der Träger der Einrichtung, mit der Sie kooperieren möchten, sagen, was diese Kooperation für Sie kosten wird. Sie sollten aber darauf achten, was im Einzelnen hinter den genannten Kosten steckt.

8. Räumlichkeiten umbauen und ausstatten ^

Wenn die Finanzierung - einschließlich der Kosten für die Umbauten und die Ausstattung und aller weiteren Investivkosten - steht, können die Räumlichkeiten in Ihre Kindertagesstätte umgewandelt werden.
Dafür muss zunächst die Gestaltung der Räume geplant werden. Die pädagogische Leitung ist daran wesentlich beteiligt, denn sie erstellt das Raumnutzungskonzept: Wo schlafen die Kinder, wo sind Ecken für stille Beschäftigung, wo Platz zum Toben, wo soll das Spielzeug untergebracht werden und wo die Regenjacken? Mit Umbaumaßnahmen sind grundsätzlich Fachleute/Architekten betraut. Bei der Gestaltung der Räumlichkeiten und der Innenausstattung, bei der Sie sich vielleicht auch gerne selbst einbringen möchten, ist es empfehlenswert, die Eltern bzw. den zukünftigen Elternbeirat zu beteiligen.

9. Das pädagogische Konzept Ihrer Einrichtung ^

Ist die Gestaltung der Räume auf den Weg gebracht bzw. abgeschlossen, kann das pädagogische Konzept detailliert ausgearbeitet werden.
Ihre fachliche Einrichtungsleitung hat vermutlich bereits ein pädagogisches Konzept entworfen. Vielleicht haben auch Sie selbst Ideen oder eine Vorliebe für einen bestimmten pädagogischen Ansatz. Auf dieser Grundlage kann das pädagogische Konzept passend zu den räumlichen Möglichkeiten, den relevanten gesetzlichen Vorgaben, den finanziellen Möglichkeiten und der gewünschten Flexibilität und ggf. zugeschnitten auf besondere Bedingungen Ihrer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen konkretisiert werden.

Das Konzept einer Einrichtung kann nur von einer ausgebildeten Fachkraft erstellt werden. Neben allen üblichen Bestandteilen eines pädagogischen Konzeptes sollte auf Folgendes dabei besonders geachtet werden: Das pädagogische Konzept muss ein anderes sein, wenn die Kinder nur in Ausnahme- und Notsituationen - ohne langfristige Eingewöhnungszeit vorab - betreut werden als wenn sie regelmäßig und dauerhaft die Einrichtung nutzen. Da der Bildungsaspekt bei Kindertagesstätten immer wichtiger wird, sollte er unbedingt sichtbar in das Konzept einfließen. Wenn die Einrichtung viel Flexibilität bietet, stellt dies eine besondere Herausforderung an die pädagogische Arbeit dar. Auch dies sollte im Konzept berücksichtigt sein.

Eine Übersicht über die häufigsten pädagogischen Ansätze finden Sie nachfolgend zum Download:

Konzepte.pdf (0.02 MB

10. Die nächsten Schritte ^

Um die weitere Arbeit kann sich im wesentlichen die Leitung der Einrichtung kümmern. Sie organisiert so früh es geht Schnuppertage zum Kennen lernen der Einrichtung, kümmert sich um die Anmeldungen der Eltern, die Betreuungsverträge, die Anstellung der weiteren Betreuungskräfte, die Einarbeitung, Teamsitzungen, die Ausstattung der Büroräume, die interne Verwaltung und Finanzüberwachung etc. Hier bewährt es sich, diese Fachkraft bzw. den externen Träger sorgfältig ausgewählt zu haben.

Wesentlich ist die gute Kommunikation zwischen Ihnen und der Einrichtungsleitung, so dass Sie über alle Entwicklungen bis zur Eröffnung (Zahl der Anmeldungen, Stand der Bauarbeiten etc.) gut informiert sind.

11. Variante: Die betriebsnahe Elterninitiative ^

Eine Variante zu betriebseigenen Einrichtungen sind betriebsnahe Elterninitiativen. Das sind Einrichtungen, die von Müttern und Vätern, in diesem Fall Beschäftigten einer Firma, selbst organisiert und betrieben werden. Die Eltern schließen sich dazu in einem eingetragenen Verein zusammen, der als Träger die Einrichtung aufbaut und betreibt und eine eigene Körperschaft darstellt. Diese Form der Einrichtung erfordert sehr viel Mitarbeit und Verantwortungsbewusstsein von den Vereinsmitgliedern. Sie müssen sich um organisatorische Dinge kümmern, eventuell in der Einrichtung mitarbeiten, zum Beispiel bei der Kinderbetreuung helfen und vor allem müssen sie einen Verein gründen und verwalten.

Wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt werden, ist für eine betriebsnahe Elterninitiative auch eine öffentliche Förderung möglich. In diesem Kapitel zeigen wir Ihnen die notwendigen Schritte, wenn Sie zusammen mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eine Elterninitiative gründen, oder sie mit Informationen unterstützen möchten. Unser Kurzprofil Elterninitiative gibt Ihnen einen Überblick über diese Einrichtungsform und zeigt die Vorteile und Nachteile für Eltern und Unternehmen auf.

Kurzprofil_Elterninitiativen.pdf (0.02 MB)

Weitere Informationen über Elterninitiativen kann Ihnen die Bundesarbeitsgemeinschaft Elterninitiativen e. V. (BAGE) geben. Eine Liste der einzelnen BAGE-Beratungsstellen finden Sie auf der Internetseite der BAGE.

So können Unternehmen die Gründung einer betriebsnahen Elterninitiative unterstützen
Engagement in betriebsnahe Elterninitiativen ist eine gute Möglichkeit für Unternehmen, sich für eine gute Kinderbetreuung einzusetzen und das Engagement ihrer Beschäftigten zu unterstützen. Für ein Unternehmen hat eine Elterninitiative einerseits den Vorteil, dass die Arbeit und die Verantwortung auf alle Mitglieder verteilt wird, andererseits hat es aber weniger Einfluss als bei einer betriebseigenen Einrichtung, z. B. bei der Belegung der Plätze. Gibt das Unternehmen den Anstoß zu einer Elterninitiative, leistet es in der Aufbauphase zumeist viel Unterstützung. Gerade in der Aufbauphase ist es deshalb ratsam, sich von externen Experten unterstützen zu lassen. Sobald die Einrichtung umgesetzt ist, können die Kosten durch Eigenleistungen der Beschäftigten geringer ausfallen als bei gewöhnlichen betrieblichen Einrichtungen. Wobei Unternehmen die Kosten bei einer Elterninitiative nicht zwingend übernehmen, sondern ihre Unterstützung im Umfang frei variieren können: Sie können sie finanziell unterstützen oder Räume kostenlos bzw. für eine geringe Miete zur Verfügung stellen. Darüber hinaus gibt es viele Möglichkeiten, die Gründung und den Aufbau einer Elterninitiative immateriell zu unterstützen, z. B. durch den Anstoß zur Gründung, Hilfe bei der Organisation der Treffen und der Vereinsgründung, Hilfe bzw. Begleitung bei Kreditverhandlungen oder Gesprächen mit Behörden sowie durch die Bereitstellung der Informationen aus diesem Portal.

Die Schritte bei der Gründung einer Elterninitiative

1. Eltern suchen
Im ersten Schritt müssen Eltern und andere interessierte Personen in der Belegschaft über das Vorhaben informiert und für die Mitarbeit gewonnen werden. Das tun Sie idealerweise mit einem Aushang am Schwarzen Brett oder einem Rundschreiben an die Beschäftigten. Darin sollten sie bereits ankündigen, welche Art von Einrichtung und für welches Alter diese geplant ist (z.B. Spielgruppe oder Regeleinrichtung). Das Zustandekommen der Elterninitiative hängt davon ab, ob Sie genügend Interessierte finden, die auch zu einer aktiven Mitarbeit bereit sind. Eine Elterninitiative lohnt sich bei Kindern zwischen 0 und 3 Jahren ab einer Gruppengröße von 10 Kindern, bei 3-6 jährigen sollten zwischen 15 und 20 Kindern in einer Gruppe sein. Wenn sich genügend Personen melden, müssen Sie zunächst in einem Treffen klären, ob sich deren unterschiedliche Vorstellungen vereinbaren lassen. Dazu sollte die Altersspanne der Kinder festgelegt werden und geklärt werden, welche Betreuungszeiten gewünscht sind, welcher Ort möglich ist und welches pädagogische Konzept verfolgt werden soll. Dabei sollten Sie darauf hinweisen, dass die Mitgliedschaft in einer Elterninitiative Arbeit mit sich bringt und konkret abfragen, wie viel Zeit die Eltern investieren und welche Art der Mitarbeit sie sich vorstellen können.

2. Rahmenbedingungen festlegen
Wenn sich die Elterngruppe formiert hat, müssen die Mitglieder gemeinsam die Rahmenbedingungen für die Einrichtung festlegen. Am besten ist es, zu diesem Zeitpunkt schon mit dem pädagogischen Konzept zu beginnen: Es sollte alles enthalten, was die Einrichtung kennzeichnet, also die pädagogische Richtung und die Ziele sowie alle organisatorischen Dinge, z. B. Öffnungszeiten. Einen Überblick über die Inhalte des Konzeptes gibt Ihnen unsere Checkliste Konzept. Auch die Recherche nach geeigneten Räumen sollte begonnen werden. Das bedeutet, dass Sie die Anforderungen Ihres jeweiligen Bundeslandes kennen müssen. Die Suche nach Immobilien kann einige Zeit in Anspruch nehmen, und auch der Um- oder Ausbau bereits vorhandener Räume nach den Richtlinien des Baurechtsamts und des Landesjugendamtes kann einige Monate dauern. Für die Planung der Finanzierung ist es ganz besonders wichtig, dass Sie die Rahmenbedingungen für Einrichtungen und die Voraussetzungen für eine öffentliche Förderung kennen – im Anhang finden Sie eine Liste mit den Förderbedingungen aller Bundesländer.

Fördermodelle.pdf (0.78 MB)
Planungsgrundlage.pdf (0.11 MB)
Checkliste_Konzept.pdf (0.03 MB)
3. Verein gründen
Die Gründung eines Vereins ist Voraussetzung dafür, dass beim Jugendamt die Anerkennung als freier Träger der Jugendhilfe beantragt werden kann. Der geplante Verein braucht mindestens sieben erwachsene Gründungsmitglieder – das können Eltern sein, aber auch Betriebsratsmitglieder oder interessierte Eltern aus dem geplanten Einzugsgebiet der Einrichtung. Bei der Gründungsversammlung wählen die Gründungsmitglieder ihren Vorstand (§ 26; § 27 BGB) und verabschieden die erforderliche Satzung. Diese muss unter anderem den Namen, Sitz und Zweck des Vereins enthalten. Ihre Inhalte sind in den Paragraphen 57 und 58 BGB enthalten, Formulare für eine Satzung erhalten Sie im Büro-Fachhandel. Außerdem ist ein Gründungsprotokoll erforderlich. Dann kann der Vereinsvorstand (oder ein beauftragter Notar) beim Amtsgericht die Eintragung ins Vereinsregister und beim zuständigen Finanzamt die Anerkennung der Gemeinnützigkeit beantragen. Ein Verein, der gemeinnützigen Zwecken dient, erhält auf Antrag durch das Finanzamt die Anerkennung als „Gemeinnütziger Verein“, die Steuererleichterungen mit sich bringt. Empfehlenswert ist es, den Satzungsentwurf vor der Gründungsversammlung dem Finanzamt vorzulegen – so stellen Sie sicher, dass die Satzung korrekt formuliert ist und der Anerkennung als gemeinnütziger Verein nichts im Wege steht. Wenn der Verein als gemeinnützig anerkannt ist, kann beim Jugendamt die Anerkennung als Träger der freien Jugendhilfe beantragt werden. Diese wird nach § 75 KJHG (Kinder- und Jugendhilfegesetz) vom örtlichen Jugendhilfeausschuss erteilt.

Gründungsprotokoll.pdf (0.03 MB)
Vereinsanmeldung.doc (0.3 MB)
4. Raum suchen Wenn keine geeigneten Räume vorhanden sind, müssen Sie diese suchen. Eventuell besteht auch die Möglichkeit, dass Ihnen die Kommune Räume zur Verfügung stellt. Die Mindestmaße für Raumgrößen sind auf Landesebene geregelt und je nach Bundesland unterschiedlich. Erkundigen Sie sich bei der Kommune bzw. beim Jugendamt nach den für Sie geltenden Mindestmaßen. Einen Überblick über benötigte Räume für Einrichtungen und erwünschte Bestandteile gibt Ihnen die Übersicht Raumanforderungen im Anhang. Bei der Suche und Planung der Räume sollten Sie eng mit den Behörden kooperieren, denn von deren Zustimmung hängt es ab, ob Sie die Räume nutzen und die Einrichtung wie geplant umsetzen können. Wenn Sie die Rahmenbedingungen kennen, beginnen Sie umgehend mit der Suche nach einer geeigneten Immobilie. Ist diese gefunden, müssen vor der Eröffnung der Kindertagesstätte evtl. umfangreiche Umbauarbeiten mit eingeplant werden, deren Finanzierung geregelt sein muss.

Raumanforderungen.pdf (0.03 MB
5. Vorstellung der Einrichtung bei der Kommune, Betriebserlaubnis einholen
Ein weiterer Schritt ist der Kontakt mit der Kommune, um die Möglichkeiten für öffentliche Förderung zu ermitteln. Welche Förderung möglich ist, kann das Jugendamt oder gegebenenfalls die für Kinderbetreuung zuständige Behörde des Landes mitteilen. Vor dem Gespräch mit der Kommune sollten Sie sich überlegen, warum Ihre geplante Einrichtung für die Kommune wichtig ist. Gute Chancen für eine Aufnahme in die Bedarfsplanung und somit öffentliche Förderung haben Einrichtungen, die einen Mangel lindern, zum Beispiel an Plätzen für unter 3-jährige oder Ganztagesplätzen. Vor dem Gespräch mit der Kommune sollten Sie deshalb recherchieren, welche Einrichtungen es in Ihrer Stadt / Gemeinde gibt und sich, wenn möglich, mit bestehenden Elterninitiativen austauschen. Vielleicht erhalten Sie so nützliche Tipps. Bei Ihrem Termin bei der Kommune sollten Sie klären, ob diese den Bedarf an dieser zusätzlichen Einrichtung anerkennt und ob sie die Einrichtung so akzeptiert, wie sie von Ihnen geplant ist, zum Beispiel hinsichtlich des pädagogischen Konzeptes, der Kinderzahl oder der Öffnungszeiten. Erkundigen Sie sich auch, ob eine öffentliche Förderung möglich ist und in welcher Form. Der nächste Schritt ist die Kontaktaufnahme mit dem Landesjugendamt, um die Rahmenbedingungen für eine spätere Betriebserlaubnis zu erfragen.

6. Personal suchen und auswählen
Die Betriebserlaubnis für die Einrichtung bekommen Sie nur, wenn Sie Fachpersonal in der erforderlichen Anzahl einsetzen. Der Betreuungsschlüssel (d.h. die Anzahl der Kinder, die von jeweils einer Person betreut werden) ist in den einzelnen Bundesländern sehr unterschiedlich. Bei Ihrem zuständigen Landesjugendamt können Sie sich dazu informieren. Die Gruppen müssen von Erzieher/-innen oder Sozialpädagog/-innen geleitet werden. Das Qualifikationsniveau und das Verhältnis zwischen Fach- und Aushilfskräften ist jeweils auf Landesebene vorgeschrieben. In der Regel eignen sich als Hilfskräfte Kinderpfleger/-innen oder auch Praktikant/-innen, zum Beispiel im sozialen Jahr. Wenn in der Gruppe viele nicht-deutschsprachige Kinder oder Kinder mit Behinderungen sind, brauchen Sie mehr Personal. Rechnen Sie außerdem Urlaub und Krankheit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie Vorbereitungszeit und Zeit für Büroaufgaben und Elterngespräche mit ein. Bei der Kalkulation der Personalkosten können Sie sich am Bundesangestelltentarif (BAT) orientieren. Dieser ist in Buchform sowie als Software im Buch- bzw. Fachhandel erhältlich.

7. Vorbereitung und Betrieb der Elterninitiative
Bevor die Elterninitiative starten kann, müssen Sie noch einige Dinge in die Wege leiten. Sie müssen die Elterninitiative in einer Unfall- und Betriebshaftpflichtversicherung anmelden, sich um die betriebsärztliche und sicherheitstechnische Betreuung der Initiative kümmern, das Personal bei der Berufsgenossenschaft anmelden, und in die Hygienestandards einweisen. Die Leitung oder der Vereinsvorstand sollten bereits frühzeitig damit beginnen, Elternabende zu organisieren. Gerade in der Anfangszeit kann es viele Schwierigkeiten geben und regelmäßige Elternabende sind die Gelegenheit, diese gleich zu klären. Zu den Aufgaben des Vorstandes gehört auch die Kassenverwaltung. Jeder Verein sollte einen Kassenwart haben, der die Finanzen des Vereins verwaltet, sich um ausstehende Rechnungen kümmert und schließlich auch das Personal bezahlt. Vor dem Betrieb der Einrichtung muss auch ein Betreuungsvertrag formuliert werden, der mit den Eltern geschlossen wird. In ihm sollten der Beginn der Betreuung und die Betreuungszeiten, die Regelung zu Ferienzeiten, eine Abholvereinbarung für das Kind, Regelung bei Krankheit des Kindes, Kündigungsfrist und die Kosten der Betreuung enthalten sein.