Jahresarbeitszeit - Kosten

Die Investitionen für die Umsetzung der Jahresarbeitszeit sind sehr unterschiedlich. Sie hängen stark von der Betriebsgröße und von der verwendeten Soft- und Hardware ab. Für sehr kleine Betriebe, die auf die Installierung teurer Hardwareterminals (periphere Geräte zur Erfassung der Arbeitszeit) verzichten können, entstehen bei der Nutzung von günstigen Software-Lösungen nur geringe finanzielle Belastungen. Bei einem Unternehmen mit bis zu 500 Beschäftigten sind umfangreiche Soft- und Hardware-Investitionen sowie aufwändige Schulungen notwendig. Die Kosten belaufen sich dann auf mehrere zigtausend Euro.

Folgende Faktoren beeinflussen den Investitionsbedarf:

Zeiterfassung

Einfachste Formen der Zeiterfassung sind die handschriftlichen Aufzeichnungen, die Eintragung der Arbeitszeit in ein Excel-Formular und die Stempeluhr. Die modernen Erfassungsterminals reichen von Checkkarten-Terminals, über verschiedene Arten von Transponder-Techniken bis zu Biometrie-Terminals. Die Anzahl der Terminals beeinflusst zu einem erheblichen Maß das Kostenbudget. Hardware-Terminals können aber durch WEB-Terminals, die direkte Zeiterfassung per PC, ersetzt werden. Im Bereich der IT-gestützten Zeiterfassung werden von einem kostenlosen Shareware-Programm bis zu umfassenden, integrierten IT-Lösungen alle Formen angeboten. Dabei sind die notwendigen Investitionen vor allem vom Umfang der Software abhängig. Es wird eine breite Palette an Modulen angeboten; Zutrittskontrolle, Projektverfolgung, Stammdatenpflege, Urlaubsplanung oder Personaleinsatzplanung. Darüber hinaus können über Schnittstellen Verbindungen zur Lohnbuchhaltung, etc. geschaffen werden. Die Kosten sind abhängig von:

  1. Anzahl der Beschäftigten (Mitarbeiterstruktur)
  2. EDV-Konfiguration (Vernetzung, Schnittstellen)
  3. Anforderungen (Zugang, Handling, Korrekturen, Auswertungen) 

Kosten schwanken zwischen kostenloser Shareware bis zu € 100.000,-

Personalaufwand in der Anfangsphase

Bei der Einführung flexibler Jahresarbeitszeit werden Teams und Führungskräfte in der Anfangsphase umfassend informiert, geschult und bei der Umsetzung begleitet. Deshalb steigt der Personalaufwand kurzfristig an.

  • Aufwand für kleine Betriebe bis 50 Beschäftigte: 2-3 Tage
  • Aufwand für ein mittelständisches Unternehmen: 4-8 Tage 

Schulungen

Zu Beginn der Einführung von Jahresarbeitszeit ist es sinnvoll, mit den beteiligten Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen einen halbtägigen Workshop zu veranstalten, um sie umfassend zu informieren. Es ist sinnvoll, danach regelmäßig einmal pro Monat einen Erfahrungsaustausch anzubieten.

Abstimmungen im Team

Flexible Jahresarbeitszeit bedeutet eine größere Verantwortung für die Beschäftigten und das Team. Zur besseren Abstimmung kann ein wöchentliches Treffen der Teammitglieder helfen.

Aufwand für eine Abteilung mit ca. 15 bis 20 Beschäftigten: Jahresplan 2-3 Stunden; Monatsplan: 1-2 Stunden; wöchentliche und tägliche Verfeinerung ca. 0,5 Stunden


Autor: Angela Fauth-Herkner