Personaleinsatzplanung - Überblick

Erst eine aktive Urlaubs- und Personaleinsatzplanung bringt den Erfolg!

...“Die Übersicht dient einer einfachen Planung, was wir bisher noch nicht gemacht haben. Jeder Mitarbeiter kann eintragen, wann er z. B. seine Freizeiten nehmen möchte und wie viele Stunden er voraussichtlich arbeitet. Ein Vergleich mit den Vorgabestunden zeigt Handlungsbedarf auf. Im Team kann besprochen werden, ob jemand Plus- oder Minusstunden machen möchte, mit wem er aufgrund der Qualifikation tauschen kann und wie der Arbeitsanfall mit den vorhandenen Mitarbeiter/-innen bewältigt werden kann oder ob zusätzlich Personal angefordert werden muss“.

Immer mehr Unternehmen flexibilisieren und optimieren ihre Arbeitsorganisation. So können sie auf schwankende Kundennachfrage und Auftragseingänge angemessen reagieren, ohne die Wünsche der Beschäftigten nach mehr Zeit-Souveränität zu vernachlässigen. Ein starrer, kalenderorientierter Mitarbeitereinsatz ist weder markt- und zeit-, noch mitarbeitergerecht.
Viele Betriebe bieten zwar unterschiedliche Arbeitssysteme an, diese erweisen sich in der Praxis aber oft als wenig effizient: Überstunden und Personalkosten steigen, der Verwaltungsaufwand nimmt zu, ohne dass die Kundenorientierung und Effizienz zunehmen. Gründe hierfür sind die fehlende Verknüpfung von Arbeitszeitkonto, der Arbeitsorganisation und der Personaleinsatzplanung / Urlaubsplanung. Die Interessen der Beschäftigten werden kaum berücksichtigt. Informations- und Steuerungsinstrumente für Führungskräfte, aber auch für Beschäftigte in einem Team, um sich besser abstimmen zu können, existieren kaum.
Stärker als herkömmliche Arbeitssysteme bedürfen flexible Arbeitsorganisationen eines aktiven Managements. Neben der Planung und Steuerung gehören hierzu transparente, aktuelle Informationen, die Beteiligung der Entscheidungsträger/-innen und das Einbeziehen der Beschäftigten und deren Wünsche.

Komplexität erfordert Elektronik

Um den komplexen Anforderungen (wie die Anpassung der Zeitkonten an den Arbeitsanfall, Verknüpfung des Personaleinsatzes mit der Urlaubsplanung, Abstimmung der unterschiedlichsten Interessen, Qualifikationen und Kompetenzen in einem Team, Organisation einer Stellvertreterregelung, eines job- enrichments und einer internen Personalentwicklung, Darstellung der Arbeitsabläufe ) effizient, transparent, interessengerecht und zeitnah zu gestalten, nutzen immer mehr Unternehmen die Elektronik. Auf Grund der Erfahrung der Betriebe werden jedoch oftmals nur komplexe Systeme angeboten, die einen hochqualifizierten Planer voraussetzen. Dabei werden „Zahlenfriedhöfe“ dargestellt, keine grafische Aufbereitung angeboten oder die Beschäftigten „verplant“, statt sich am Arbeitsanfall und den Mitarbeiterwünschen zu orientieren.

Autor: Angela Fauth-Herkner