Personaleinsatzplanung - Umsetzungsschritte

Analyse des Arbeitsanfalls
Notwenige Instrumente eines aktiven Arbeitsmanagements
Eckpunkte der Personal-Planung: Bedarfs-Planung und Einsatz-Planung
Personal-Bedarfs-Planung
Berechnung des Budgets
Personaleinsatz- und Urlaubsplanung
Notwenige Instrumente zur Abstimmung

Analyse des Arbeitsanfalls

Ziel der Analyse des Arbeitsanfalls ist es, wiederkehrende Muster im Arbeitsverlauf, z. B. Arbeitsspitzen und –täler, sowie Handlungsbedarf sichtbar zu machen und „Ad-hoc“-Entscheidungen zunehmend durch eine vorausschauende Personaleinsatzplanung zu ersetzen. Zusätzlich müssen Führungskräfte und Teammitglieder für die Notwendigkeit der Urlaubs- und Personaleinsatzplanung sensibilisiert werden. Da der Personalbedarf von einer Reihe von Variablen abhängt, ist diese Planung lediglich eine Prognose, in der Raum für Flexbilität ist.
Die Arbeitsanfallanalyse besteht aus vier Schritten. Zunächst werden Kriterien für den Arbeitsanfall ausgewählt und erfasst. Das können z. B. Aufträge, Umsatzzahlen und Kundenfrequenzen sein, je nach dem, welche Kenngrößen im Unternehmen oder in der Abteilung wichtig sind. Dann wird der Arbeitsanfall auf einer Zeitleiste mit Schwankungen im Jahres-, Monats- und Tagesverlauf dargestellt. Im dritten Schritt werden die Daten interpretiert, um daraus schließlich die Anforderungen an das Arbeitszeitmodell und die Personaleinsatzplanung abzuleiten.
Diese wird im weiteren Verlauf stetig verfeinert und präzisiert, wodurch die Vorhersehbarkeit und Verlässlichkeit der Ergebnisse deutlich gesteigert werden kann.
Die folgende Grafik bildet den Arbeitsanfall und die Kapazität des Teams ab. Die Mitarbeiter/-innen können im Team ihre Kapazität an Arbeitsstunden absprechen und auf die einzelnen Monate, ihre privaten Verpflichtungen wie Kinderbetreuung während der Ferien berücksichtigend, aufteilen.

Schritte der Arbeitsanfallanalyse

An die Stelle der oftmals in der Praxis anzutreffenden Ad-hoc-Organisation tritt der planvolle Umgang mit Unregelmäßigkeit im Sinne einer vorausschauenden Personaleinsatzplanung. Eine erste Grundlage für Zukunftsprognosen und für eine Personaleinsatzplanung bieten dabei Arbeitsanfallanalysen der Vergangenheit.

Arbeitsanfallanalysen spiegeln den Arbeitsanfall der Vergangenheit wider. Sie dienen dem Erkennen von wiederkehrenden Mustern (z. B. Arbeitsspitzen und –täler) und damit als Grundlage für die Personaleinsatzplanung. Darüber hinaus zeigen sie Handlungsbedarf auf und dienen der Sensibilisierung von Führungskräften und Teams für diese Thematik, wobei die Planung jederzeit veränderbar bleiben muss. Denn nichts trifft die Planung härter als der Zufall!

Die einzelnen Schritte der Arbeitsanfallanalyse sind:

  • Wahl von Kriterien (= Indikatoren) für den Arbeitsanfall und Erfassung der Daten
  • Darstellung des Arbeitsanfalls im Zeitverlauf
  • Interpretation der Daten
  • Ergebnis: Anforderungen an das Arbeitszeitmodell und an die Personaleinsatzplanung

Die einzelnen Schritte mit Erläuterungen finden Sie hier zum Download.

Arbeitsanfallanalyse.pdf (0.08 MB)

Tool zur Arbeitsanfallanalyse.xlt (0.07 MB)

Notwendige Instrumente eines aktiven Arbeitsmanagements

Ziel des Arbeitsmanagements ist eine optimale Pesonalversorgung unter Beachtung wirtschaftlicher und menschlicher Aspekte. Die Personaleinsatzplanung unterstützt Teams dabei, den Arbeitsanfall mit den aus der Personal-Bedarfs-Planung ermittelten Personalressourcen zu bewältigen. Die nachfolgende Grafik zeigt, in welchem Kontext Personaleinsatzplanung stattfindet.

Controlling

Soll-Ist-Vergleiche der geplanten und der geleisteten Arbeitsstunden und die Gegenüberstellung mit dem Arbeitsanfall dienen als Controllinginstrumente und als Grundlagen für die Personalbedarfs- und -einsatzplanung. Im Jahresverlauf lassen sich häufig Muster erkennen, die in die Analyse einbezogen werden. So wird die Einsatzplanung sukzessive verbessert und erleichtert.

Eckpunkte der Personal-Planung: Bedarfs-Planung und Einsatz-Planung

Die Personalplanung besteht aus zwei Elementen:

  1. Die Personal-Bedarfs-Planung: Wie viele Beschäftigte und mit welcher Qualifikation brauchen wir für welchem Zeitraum?
  2. Die Personal-Einsatz-Planung: Welche Beschäftigten brauchen wir mit welcher Qualifikation zum jeweiligen Zeitpunkt? 


 

 

Personal-Bedarfs-Planung

Mit der Personal-Bedarfsplanung kann das Arbeitskontingent (Zeit und Qualifikation) einer Abteilung/Team bedarfsorientiert auf die Phasen eines bestimmten Zeitraumes verteilt werden. Sie ist gleichzeitig Grundlage der Personaleinsatzplanung.

Die Vorteile sind:

Dem Kunden stehen zu jedem Zeitpunkt ausreichend viele Mitarbeiter/-innen zur Verfügung.

Der Beschäftigte kann Beruf und Familie bzw. Beruf und Freizeit besser vereinbaren. Die rechtzeitige Planung auf Basis verlässlicher Daten hilft, Belastungsspitzen und –täler frühzeitig zu erkennen und eine gleichmäßige und verträgliche Belastung zu erreichen.

Das Unternehmen kann flexibel auf Auslastungsschwankungen reagieren und die Personalkapazitäten besser nutzen.

Leitfragen

  • Wie kann das Arbeitsaufkommen erfasst, quantifiziert und optisch dargestellt werden?
  • Für welchen Zeitraum soll der Personalbedarf geplant werden (Jahr, Monat, Woche, Tag)?
  • Wie genau wird der Personalbedarf geplant?


Für die Personalbedarfsplanung bietet sich folgender Ablauf an:

Die systematische Erfassung der einzelnen Parameter der Personal-Bedarfs-Planung ist Grundlage für eine automatisierte Planung.

Ergebnisse der Bedarfs-Analyse: Besetzungsdichten als Leitplanken

Berechnung des Budgets

Bei der Berechnung des Budgets wird die wöchentliche Arbeitszeit auf das gesamte Jahr hochgerechnet. Darin fließen die vertragliche Arbeitszeit und die Anzahl von Arbeits- bzw. Feiertagen ein. Die errechnete Nettojahresarbeitszeit wird dann - in Abhängigkeit vom prognostizierten Arbeitsanfall - ungleich auf einzelne Zeitperioden (Monate, Wochen) verteilt. Eine Jahresarbeitszeitberechnung für Ihr Bundesland können Sie hier herunterladen.

Excel-Tool zur Jahresarbeitszeitberechnung

JAZ-Berechnung.xls (0.02 MB)

Während die Ableistung der Arbeitszeit im Jahres- Monats-, Wochen- und Tagesverlauf variieren kann, wird das Arbeitsentgelt weiterhin in gleichen Monatsraten ausbezahlt.

Personaleinsatz- und Urlaubsplanung

Das Management größerer Zeitsalden erfordert eine vorausschauende Personaleinsatzplanung. Damit können Plusstunden und Mehrarbeit ebenso wie Zeiten der Unterauslastung abgebaut und ausgeglichen werden. Im Sinne einer interessengerechten Ausgestaltung kommt dabei den Mitsprachemöglichkeiten der Mitarbeiter/-innen eine zentrale Bedeutung zu. Beste Erfolge werden erzielt, wenn die Beschäftigten gut informiert und mit einbezogen werden, um die Planung nach und nach selbst zu übernehmen. Die Personaleinsatzplanung erfolgt trichterförmig von der Jahresgrobplanung bis zur Feinplanung auf Tagesebene.

 

Jahresplanung
In der Jahresplanung geht es nicht mehr um das Zählen von Köpfen, sondern um die Optimierung der gesamten Struktur des Betriebes. Das bedeutet weg vom (Vollzeit-)Stellenbudget zu einem Budget in Stunden. Mit einem optimalen Arbeits(zeit)management wird der passende Personal-Mix mit unterschiedlichen Beschäftigungsgraden orientiert an den Arbeitsabläufen und dem Arbeitsmarkt immer von neuem hergestellt. Für die Jahresgrobplanung wird das Jahres-Stundenbudget der einzelnen Beschäftigten und Teams ermittelt. Mit dem Stundenkontingent kann eine Jahresgrobplanung für den Personaleinsatz vorgenommen werden. Für einzelne Zeiträume (beispielsweise Ultimo, bestimmte Wochentage) können unterschiedliche Stundenkontingente verplant werden. Hier ist es z. B. günstig, wenn Teilzeitkräfte auf Basis einer Jahresarbeitszeit arbeiten und in bestimmten Monaten oder Wochentagen mehr arbeiten können und wollen. Welche Zeiträume dies sind, kann frühzeitig vereinbart werden.

Urlaubsplanung (und sonstige planbare Ausfallzeiten)
Die Jahresplanung ist eine Grobplanung . Darin werden z.B. Urlaubszeiten, Projekte und Kurzsabbaticals integriert. Auf der Grundlage von Arbeitsanfallanalysen und daraus definierten Sollstärken wird Handlungsbedarf bei Über- und Unterbesetzung des Teams rechtzeitig sichtbar. Phasen mit Überkapazitäten bieten sich für Urlaubstage an. Bei vorhersehbarer Unterbesetzung können rechtzeitig Beschäftigte aus anderen Teams angefragt und falls nötig qualifiziert werden.

Feinplanung auf monatlicher und/oder wöchentlicher BasisDie konkrete Einsatzplanung mit Informationen darüber, wann welche Beschäftigten Plus- oder Minusstunden machen, freie Tage nehmen, sich von wem qualifizieren lassen oder wen vertreten, erfolgt ca. vier bis sechs Wochen im Voraus. Der Jahresgrobplan wird mit aktuellen Daten über den Arbeitsanfall und die Zeitsalden der Beschäftigten und den konkreten Wünschen der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen verfeinert und im Team und mit der Führungskraft abgestimmt. Abweichungen von der ersten Jahresgrobplanung sind so kein Problem.

Kurzfristige Reaktionen im Team
In wöchentlichen Einsatzbesprechungen und auf Tagebasis (z. B. aufgrund aktueller Krankmeldungen, kurzfristiger Änderungen oder unvorhergesehener Arbeitsspitzen oder -täler) reagiert das Team flexibel auf die Ist-Situation. Mitarbeiter/-innen können sich entsprechend ihrer privaten Zeitwünsche und nach Absprache im Team selbst eintragen, Ausfälle werden überbrückt, bei geringem Arbeitsanfall werden zusätzliche Freizeiten genommen.

Notwendige Instrumente zur Abstimmung

Ein vernetztes Tool entlastet und erleichtert den Überblick
Zeitmanagement besteht aus den Elementen Personalbedarfsplanung, Personaleinsatzplanung und Zeitwirtschaft. Mit Softwaresystemen wie Lotus Notes können diese drei Elemente miteinander vernetzt werden und z. B. Kundentermine und der aktuelle Stundensaldo in einem System angezeigt werden. In Statistiken aufbereitet und mit Produktivitätskennziffern verknüpft, können Soll- und Ist-Stunden miteinander verglichen werden. Urlaubs- und Fehlzeiten werden in der Zeitwirtschaft dokumentiert, mehrfache Datenerfassungen entfallen und der Planungs- und Verwaltungsaufwand wird reduziert.
Mit einem elektronischen Tool können die Interessen aller Beteiligten berücksichtigt werden.

Mit einem elektronischen Tool können die Interessen aller Beteiligten berücksichtigt werden
Für das Unternehmen und die Arbeitsteams entsteht die Möglichkeit, das Arbeitsaufkommen besser abzuschätzen und den Mitarbeiter-Einsatz darauf abzustimmen. Freie Kapazitäten und personelle Engpässe werden sichtbar und können vermieden werden.
Durch eine transparente Planung fühlen sich die Teammitglieder außerdem besser eingebunden, ihre Bereitschaft, flexibel auf die unterschiedlichen Arbeitsanforderungen zu reagieren, wächst und die Teams steigern ihre Fähigkeit zur Selbststeuerung.
Die Beschäftigten können ihre gewünschten Arbeitszeiten (z. B. mittels persönlicher Eingabe) anmelden, um ihre privaten Interessen und Verpflichtungen frühzeitig planen zu können. „Arbeit auf Abruf“ gehört der Vergangenheit an, Überlastungen werden vermieden.

 

 

 

Nutzen des Tools
Der Hauptnutzen der Personaleinsatzplanung ist der optimale Einsatz der Personalkapazitäten und die Produktivität. Durch die hohe Transparenz setzen sich die Beschäftigten stärker mit den Arbeitsprozessen auseinander, sie übernehmen mehr Planungsverantwortung und bringen damit ihre persönlichen Interessen ideal mit ein. Führungskräfte werden durch die funktionierende Selbststeuerung der Teams bei der Planung entlastet - der anfänglich höhere Planungsaufwand wird dauerhaft aufgefangen.

  • Grundlage für effiziente Personaleinsatzplanung
  • Modularer und flexibler Aufbau entsprechend den individuellen Anforderungen der unterschiedlichen Bereiche
  • Information über Arbeitsanfall
  • Übersichtlicher Urlaubsplan und Abbauplan des Ampelkontos
  • Transparentes Hilfsmittel zum Managen der “Zeiten”,„Agieren statt reagieren“
  • Hilfsmittel für Abstimmung und Selbststeuerung im Team
  • Gerechtes Berücksichtigen individueller Wünsche
  • Visualisierung fördert die Bewusstseinsbildung der Mitarbeiter
  • Überzeugungsinstrument für Führungskräfte

Autor: Angela Fauth-Herkner