Stellenbesetzung - Empfohlenes Vorgehen

Die Ausschreibung
Das Auswahlverfahren
Das Bewerbungsgespräch
Die Einarbeitung
Die Probezeit

Die Ausschreibung

Um die für eine Stelle bzw. Position geeignete Person zu finden, sollten Sie schon in der internen oder externen Ausschreibung möglichst genau darstellen, worauf Sie Wert legen.
Zusätzlich zu den Information zum Unternehmen und der Stellenbeschreibung sollten die Anforderungen der Aufgabe erläutert sein. Bei den Rahmenbedingungen der ausgeschriebenen Stelle sollten Sie auch jene erwähnen, die sich auf das private Leben auswirken können.

Die folgenden Bedingungen können für Stellensuchende relevant sein:

• Sind bestimmte feste Arbeitszeiten erforderlich oder
• gibt es in einem weitgesteckten Rahmen eine völlig freie Zeiteinteilung?
• Ist die Arbeitszeitmenge pro Woche variabel – können z.B. 23 oder 28 oder auch 34 Stunden in der Woche gearbeitet werden, weil die Arbeitspakete unterschiedlich geschnürt werden können, oder
• muss unbedingt vollzeit gearbeitet werden, eventuell auch mit gelegentlichen oder regelmäßigen Überstunden?
• Werden die teilweise erforderlichen Mehrarbeitsstunden vergütet oder
• werden sie in Freizeit abgegolten oder
• ist ist im Vertrag geregelt, dass mit dem Gehalt alles abgegolten ist?
• Betont der Betrieb, dass Beschäftigte mit Familie besonders willkommen sind, oder
• wird der private Bereich gar nicht angesprochen oder
• wird sogar extra betont, dass „überdurchschnittlicher zeitlicher Einsatz bei höchster Flexibilität“ für die Stelle unbedingt erforderlich sind?

Weitere Angaben zur Gestaltung einer Stellenausschreibung finden Sie im hier verfügbaren Dokument:

Stellenausschreibung.pdf (0.1 MB)

Veröffentlichungswege zur Stellenbesetzung:

• Anzeige in Tageszeitungen oder Fachzeitschriften,
• Aushang im Unternehmen,
• direkte Ansprache,
• Rekrutierungsveranstaltung,
• Hochschulmarketing,
• Agentur für Arbeit.
• Eigene Homepage.

Das Auswahlverfahren

Meist erfolgt aus den schriftlichen Bewerbungsunterlagen eine erste Vorauswahl. Schon die Kriterien dieser ersten Sichtung entscheiden darüber, in welcher Richtung die Entscheidung fällt: Wird die Note des Abschlusszeugnisses einer Ausbildung oder eines Studiums als erstes Kriterium herangezogen oder werden zugleich Aspekte wie berufliche und außerberufliche Erfahrungen berücksichtigt? Je nach Art und Anzahl der Kriterien kann bereits die Vorsichtung der Bewerbungen viel Zeit in Anspruch nehmen, sie ist jedoch unvermeidbar. Wird Wert darauf gelegt, dass nicht ausschließlich die fachlich besten Bewerberinnen und Bewerber in eine weitere Auswahlrunde kommen, müssen ergänzende Aspekte beachtet werden.

Der Gesamteindruck der eingereichten Unterlagen gibt Ihnen erste Hinweise auf die Eignung der Bewerber und Bewerberinnen:

• Machen die Bewerbungsunterlagen insgesamt einen guten Eindruck?
• Sind alle erbetenen und im Schreiben angekündigten Unterlagen dabei?
• Wie wirkt die Person auf dem beigefügten Bild?
• Vermittelt das Anschreiben den Eindruck, dass die Person sich mit Stelle und Unternehmen auseinandergesetzt hat und wirklich bei Ihnen arbeiten möchte?

Danach können sich bereits Fragen ergeben, die Sie in einem Telefonat oder auch im Bewerbungsgespräch stellen können:

• Warum hat sich die Person gerade diese Stelle oder dieses Unternehmen beworben?
• Wenn die Bewerbung aus einer anderen Stellung heraus erfolgt: Warum will der oder die Betreffende wechseln?
• Wie wurden ggf. Zeiten der nicht voll aktiven Erwerbsarbeit verbracht / genutzt
• (z.B. in Elternzeit Fortbildungen oder Arbeiten in geringem Umfang, ehrenamtliches Engagement während Arbeitslosigkeit)
• Welche Bedeutung haben Zeiten ohne aktive Erwerbstätigkeit für die anstehenden Aufgaben?
• Wenn Unterlagen fehlen: Welchen Grund hat das?

Es gibt eine ganze Reihe von Instrumenten, die bei der Besetzung von Stellen hilfreich sein können. Meist wird ein mehrschichtiges Profil der Stellenanforderungen erstellt und dieses mit den Profilen der Kandidatinnen und Kandidaten verglichen. Zur Profilerstellung können dabei die Einschätzung von Vorgesetzten und Kollegen oder auch des bisherigen Stelleninhabers / der bisherigen Stelleninhaberin herangezogen werden, wenn dieser / diese das Unternehmen freiwillig oder aus Altersgründen verlässt. Auch ohne ein standardisiertes Instrument kann durch gründliche gemeinsame Vorüberlegungen bei der Besetzung einer wichtigen Position der Folgeaufwand gering gehalten und auch manche persönlich motivierte Alleinentscheidung kann vermieden werden.

Das Bewerbungsgespräch

In den meisten kleinen und mittelgroßen Unternehmen werden diejenigen, die für eine Stelle in Frage kommen, zu einem persönlichen Gespräch gebeten – sei es , dass sie sich von außen für eine Position bewerben oder als Firmenangehörige eine Veränderung durch internen Stellenwechsel anstreben.
Dieses Gespräch gibt Gelegenheit, einen (aktuellen) persönlichen Eindruck zu gewinnen und Fragen anzusprechen, die aus den Unterlagen nicht geklärt werden konnten. (siehe oben ^).

Das persönliche Gespräch bietet die Gelegenheit, die Wünsche einer Kandidatin / eines Kandidaten nach beruflicher und privater Lebensgestaltung anzusprechen. Behandeln Sie dieses Thema aber äußerst zurückhaltend! Als Einstieg bieten sich Erläuterungen zum Stellenwert von Familie in der Unternehmenskultur und Möglichkeiten zur Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben, die von der Firma unterstützt werden, an.

Anhaltspunkte für die Gesprächsführung:

• Warum interessiert sich der Bewerber / die Bewerberin für die Stelle?
• Bestehen praktische Erfahrungen – ggf. auch aus einem nicht unmittelbar beruflichen Umfeld?
• Welche Stärken macht die Bewerberin / der Bewerber für sich geltend?
• Wie stellt sich die Bewerberin / der Bewerber auf die Gesprächssituation und die Gesprächspartner ein?
• Wie wird der eigene Lebensverlauf dargestellt und erläutert? Wie wurden Zeiten ohne Erwerbsarbeit genutzt? Hat das ggf. Vorteile für die zu besetzende Stelle?
• Welche beruflichen und privaten Schwerpunkte setzt der Bewerber / die Bewerberin?
• Gibt es längerfristige berufliche Pläne oder Vorstellungen?
• Was wird zu den privaten Umständen gesagt? Sind Kinder oder Angehörige mit Betreuungsbedarf zu berücksichtigen?
• Äußerst die Person sich zu ihrer persönlichen Belastungssituation oder nennt sie konkrete Wünsche zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie?   

Ergänzende Fragen nach den privaten Lebensumständen und Plänen der Bewerberin / des Bewerbers erleichtern die Entscheidung, ob eine Person wirklich zum Unternehmen passt. So kann eine Fehlbesetzung und eventuell damit verbundene Fluktuation vermieden werden.

Themen, die für Bewerberinnen / Bewerber interessant sind:

• Details zur Position, zu den Haupt- und Nebenaufgaben (anhand der Stellenbeschreibung)
• Gründe für die Vakanz der Stelle,
• besondere Erwartungen an die neue Stelleninhaberin / den neuen Stelleninhaber,
• Möglichkeiten der Arbeitszeitgestaltung,
• Informationswege im Unternehmen,
• Führungssystem,
• Unternehmenskultur,
• Angaben über (Grund-) Gehalt, Urlaub, Fortbildungen und sonstige Leistungen, Kinderbetreuungsmöglichkeiten, etc.,
• Familienfreundlichkeit und soziale Verantwortung des Unternehmens

Hier finden Sie ein

Anforderungs- und Eignungsprofil zur Bewerberauswahl_Bsp.pdf (0.15 MB)

mit dessen Hilfe Sie die Anforderungen an die Stelle systematisch festhalten und im Bewerbungsgespräch überprüfen können, ob der Bewerber / die Bewerberin Ihren Vorstellungen entspricht.

Spätestens nach einer zweiten oder dritten ‚Runde’ von Bewerbungsgesprächen wird meist eine Entscheidung getroffen. Jetzt beginnt die zweite, ebenfalls entscheidende Phase der aktiven Personalgewinnung:

Die Einarbeitung

Je höher qualifiziert sie sind und unter je mehr attraktiven Angeboten sich neue Beschäftigte für die Stelle in Ihrem Unternehmen entschieden haben, desto wichtiger ist es, den beiderseitig guten Eindruck durch eine sorgfältige Einarbeitung zu festigen. Hier einige Hinweise dazu, was in den ersten Tagen zu einem gelungenen Einstieg gehört:

1. Persönliche Vorstellung der Kollegen und Einführung in die Aufgaben.
2. Vorstellung eines Ansprechpartners oder einer –partnerin für die leichtere Orientierung in  den ersten Tagen.
3. Vorstellung eines Ansprechpartners oder einer –partnerin für die leichtere Orientierung in  den ersten Tagen.
4. Abstimmung von Arbeitseinsätzen und eventuell anstehenden Terminen.
5. Abstimmung erster Fortbildungstermine, sofern diese für die Aufgaben erforderlich sind.
6. Abwicklung der Formalitäten zur Arbeitsaufnahme mit der Personalabteilung.

In den nächsten Tagen und/ oder Wochen sollte die Einarbeitung immer weniger Zeit in Anspruch nehmen und der Mitarbeiter die ihm zugedachten Aufgaben zunehmend selbstständig erfüllen.

Die Probezeit

In regelmäßigen Gesprächen können Vorgesetzter und Stelleninhaber/in innerhalb der Probezeit den Fortgang der Einarbeitung sowie eventuellen Unterstützungsbedarf klären. Dabei sollten Zwischenziele überprüft und Handlungsmöglichkeiten erörtert werden. Wichtig für eine gelungene Einarbeitung ist eine offene und vertrauensvolle Gesprächskultur. Lesen Sie dazu auch unseren Fragenkatalog zur Probezeit.

Feedback_zur_Probezeit.pdf (0.1 MB)

Im positiven Fall nehmen die Beteiligten das Ende der Probezeit kaum wahr. Dennoch ist es wichtig für den Mitarbeiter, ein Feedback zu seiner bisherigen Leistung zu erhalten und offiziell in das Unternehmen übernommen zu werden. Vorgesetzte sollten deshalb idealerweise frühzeitig ein Gespräch ansetzen, in dem sie neben einer aktuellen Beurteilung auch Ausblicke auf die geplante, zukünftige Zusammenarbeit geben.