Vertrauensarbeitszeit - Umsetzungsschritte

Vertrauensarbeitszeit statt Zeiterfassung?
Basis für funktionierende Vertrauensarbeitszeit
Der Weg zu einer erfolgreichen Umsetzung von Vertrauensarbeitszeit
„Vertrauensarbeitszeit“ für bestimmte Mitarbeiter-Gruppen
Abschaffung der Zeiterfassung – pro und contra

Vertrauensarbeitszeit statt Zeiterfassung?

Vor dem Hintergrund hoher Zeitsalden schaffen immer mehr Unternehmen die elektronische Zeiterfassung ab und übertragen das Zeitkonten-Management an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Sie wechseln zur Vertrauensarbeitszeit. Das Ziel ist, keine Plusstunden mehr aufzubauen, bzw. diese rasch wieder abzubauen und ein Unternehmen mit „unternehmerisch denkenden Beschäftigten“ oder „Unternehmer/Unternehmerin im Unternehmen“ zu führen. Zusätzlich sollen Kosten für die Zeiterfassung (Geräte und manuelle Nacherfassung) eingespart und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wie Führungskräfte von der Zeit- zur Ergebnisorientierung geführt werden. Dazu passt kein akribischer Vermerk über jede Minute, die am Arbeitsplatz verbracht wird.
Doch Vertrauensarbeitszeit birgt auch Tücken. Viele Beschäftigte denken weiter in Stundeneinheiten und werden nicht über Nacht zu unternehmerisch denkenden Mitarbeitern. Wird die Zeiterfassung ad hoc abgeschafft, halten die Beschäftigten aus Gründen der Transparenz und der Legitimation oft daran fest und schreiben ihre Stunden auf. Sie brauchen einen Nachweis für freie Stunden oder Tage – gegenüber dem Team und der Führungskraft, aber auch für sich selbst. Die Ursache hierfür liegt oft in der Führungs- oder Unternehmenskultur, die bisher die Zeiterfassung unterstützte.

Basis für funktionierende Vertrauensarbeitszeit

Kernelement der Vertrauensarbeitszeit ist, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowohl Arbeitszeit wie Zeitausgleich eigenverantwortlich planen. Dies beinhaltet die folgenden Elemente:

  • Berücksichtigung des Arbeitsanfalls
  • Erfüllung von Servicezeiten
  • Absprache im Team und mit dem Vorgesetzten 

Bei Einzelarbeitsplätzen, an denen keine Teamabsprachen erforderlich sind, lässt sich Vertrauensarbeitszeit leichter umsetzen. In Teams müssen mehrere Voraussetzungen erfüllt sein, damit Vertrauensarbeitszeit gelingt. Die Beschäftigten sollten bereits geübt sein, ihre Personaleinsatzplanung eigenständig zu übernehmen. Außerdem muss genügend Personal vorhanden sein. Bei länger andauernder Hochauslastung müssen die Kapazitäten angepasst werden (z.B. durch Stundenaufbau, Unterstützung aus anderen Bereichen, Neueinstellungen etc.), sofern die Arbeitsorganisation nicht anders optimiert werden kann. Geschieht dies nicht, versuchen viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter oft über lange Zeiträume, die Unterbesetzung mit verlängerten Arbeitszeiten aufzufangen, ohne ein Warnsignal an ihre Vorgesetzten abzugeben. In der Folge nehmen Stress, gesundheitliche Schäden, Rückgang der Motivation und (innere) Kündigung zu. Vertrauensarbeitszeit ist keine Lösung gegen Unterbesetzung, geleistete Plusstunden werden lediglich unsichtbar.

Arbeitszeitmanagement als Voraussetzung für das Gelingen der Vertrauensarbeitszeit

Soll Vertrauensarbeitszeit eingeführt werden, muss die Zielgruppe geklärt werden. Die Einführung einer Vertrauensarbeitszeit bedarf mehrerer Voraussetzungen: Zum einen müssen die Personalkapazitäten so bemessen sein, dass kaum noch Plusstunden anfallen bzw. dass diese kurzfristig abgebaut werden können. Zum anderen erfordert die Vertrauensarbeitszeit unternehmerisch denkende Beschäftigte. Um diese Entwicklung zu unterstützen, bedarf es guter Informationen: Der Arbeitsanfall und die Termine müssen für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter deutlich sein, sie müssen rechtzeitig und ausreichend informiert werden. Dann können Teams sich selbst organisieren, planen und steuern. Die Teamqualität muss stimmen: Ein „Rosinenpicker“ im Team, der seine vertraglich vereinbarte Arbeitszeit nicht ableistet, lähmt die Gruppe. Hier braucht das Team die Unterstützung der Führungskräfte. Von diesen wird ein verstärktes „Management by objectives“ erwartet. Sie müssen loslassen können und Ergebnisse überprüfen statt Anwesenheiten zu kontrollieren – „controlling statt Kontrolle“. Die Frage nach der Zeiterfassung ist dann nebensächlich. Wichtig ist, ein effizientes Arbeitszeitmanagement herbeizuführen. Vertrauensarbeitszeit muss deshalb deutlich mehr beinhalten als die Abschaffung der Zeiterfassung. Sie stellt erhöhte Anforderungen an Personalplanung, Führung, Teams und an eine Vertrauenskultur im Unternehmen.

Der Weg zu einer erfolgreichen Umsetzung von Vertrauensarbeitszeit

Der Übergang von einem starren über ein flexibles Arbeitszeitmodell bis hin zur eigenverantwortlichen Planung ohne Zeiterfassung geschieht nicht mit einseitigen Sofortmaßnahmen, sondern kann nur schrittweise erfolgen. Wo die Voraussetzungen für die Einführung der Vertrauensarbeitszeit gegeben sind (z.B. keine Notwendigkeit, zuschlagpflichtige Zeiten zu erfassen) muss im ersten Schritt ergebnisorientiert geführt werden, statt bloße zeitliche Vorgaben zu setzen. Nur wenn Arbeitsanfall, Kundenverhalten und anstehende Termine für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter transparent sind und sie rechtzeitig informiert werden, können sie sich selbst organisieren.

Wege zur Ergebnisorientierung

Ein Zwischenschritt auf dem Weg zur Ergebnisorientierung ist es, größere Zeiteinheiten anstelle der minutengenauen Erfassung zu vereinbaren. Folgende Punkte sind jedoch für ein effizientes Arbeitszeit-Management aus unserer Sicht wichtiger als die Frage der Zeiterfassung:

  1. Verständliche und rechtzeitige Informationen zum Arbeitsanfall
  2. Funktionierende Teams, die zunehmend selbstorganisiert die Personaleinsatz- und Urlaubsplanung vornehmen
  3. Führungskräfte, die loslassen können und mit Zielen führen 

Diese drei Punkte bilden die Grundlage für die Entwicklung einer Vertrauenskultur, unabhängig davon, ob eine Zeiterfassung vorgenommen wird oder nicht.

„Vertrauensarbeitszeit“ für bestimmte Mitarbeiter-Gruppen

Im ersten Schritt können Führungskräfte und Beschäftigte von der Zeiterfassung ausgenommen werden, die einen großen eigenen Gestaltungsspielraum haben oder die bereits erfolgsabhängig vergütet werden. Oft finden sich derartige Regelungen bereits, ohne dass der Begriff „Vertrauensarbeitszeit“ explizit verwendet wurde, z.B. für:

  • AT-Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeiter, bei denen Plusstunden in gewissem Umfang laut Vertrag bereits mit dem Gehalt abgegolten sind,
  • „Außendienstler“, die selbstständig Termine für ihren eigenen Kundenkreis disponieren und ihre Arbeitszeit einteilen,
  • Beschäftigte mit einem hohen variablen, erfolgsabhängigen Gehaltsanteil (z.B. Führungskräfte oder Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter in der IT-Branche)
  • Telearbeiter, deren Arbeit zunehmend ergebnisorientiert gesteuert wird. 

Abschaffung der Zeiterfassung – pro und contra

Im Unterschied zu starren Arbeitszeitmodellen sind Schwankungen der täglichen Arbeitszeiten bei flexiblen Arbeitszeitmodellen die Regel. Es gibt vielfältige Gründe, die hier für oder gegen eine minutengenaue Erfassung der Zeiten sprechen.

 

Pro Zeiterfassung

Contra Zeiterfassung

Gesetzliche Regelungen (§ 16 Abs. 2 ArbZG)

Ggf. hoher Verwaltungsaufwand für manuelle Änderungen

Transparenz über geleistete Arbeitszeit, Plus- und Minusstunden, Resturlaub

(z. B. Nacherfassung von Kunden- und Besprechungsterminen, Dienstreisen, „Heimarbeit“ etc.)

Erleichterung der Personaleinsatzplanung im Team: Informationen über Kontensalden zeigen, wer eher arbeiten und wer Stunden abbauen sollte

(Elektronische) Zeiterfassung ist nur scheinbar objektiv: Anwesenheiten allein sagen nichts über produktive Zeiten aus

Empfundene „Objektivität“ und Legitimation für freie Stunden und Tage

Zeiterfassung ist auch nur scheinbar gerecht: 1. Mitarbeiter haben erfahrungsgemäß unterschiedliches Arbeits- und Pausenverhalten 2. Mitarbeiter unterscheiden sich hinsichtlich Fähigkeiten, Erfahrung, Motivation, Arbeitstempo und -ergebnis => Zeiterfassung „belohnt“ langsames Arbeiten durch zusätzliche freie Tage
 

Gerechtigkeitsempfinden im Team: Mitarbeiter, die bei Arbeitsspitzen länger bleiben, möchten „guten Gewissens“ frei nehmen können

Minutengenaue elektronische Zeiterfassung fördert eher das Zeitdenken statt eine Aufgaben- und Ergebnisorientierung

Korrekte Erfassung zuschlagspflichtiger Zeiten (besonders wichtig z. B. im Schichtdienst)

„Zeithamstern“ kann gefördert werden, vor allem dann:

Verbesserte Steuerungsmöglichkeiten durch:

-wenn hohe Zeitguthaben im Unternehmen gut angesehen werden (als Zeichen von Engagement oder Unersetzlichkeit)

Gegenüberstellung erfasster Ist-Stunden mit Daten zum Arbeitsanfall

-wenn ein attraktiver Freizeitausgleich oder finanzielle Vergünstigungen locken (z. B. Zuschläge am Ende des Ausgleichszeitraums, Einstellung ins Langzeitkonto etc.)

Erstellen betriebswirtschaftlicher Leistungskennziffern (z. B. Produktivitätskennziffern, die aus Datenschutzgründen auch gruppenbezogen erfasst werden können)

  

 

 

Auch in der Belegschaft gibt es sehr unterschiedliche Sichtweisen: Während die einen sich für eine minutengenaue „gerechte“ Zeiterfassung aussprechen, fühlen andere sich durch diese „Bürokratie“ kontrolliert und in ihrer Kreativität eingeschränkt. Die Entscheidung, ob eine Zeiterfassung sinnvoll ist und wie der Weg dorthin aussieht, hängt stark von der bisherigen Handhabung im Unternehmen ab. Wenn ein Stundennachweis aus der Zeiterfassung bisher die Voraussetzung für freie Stunden / Tage ist, bedarf die Abschaffung der Zeiterfassung eines Umdenkungsprozesses bei Mitarbeitern und Führungskräften. Ein Zwischenschritt auf dem Weg zur Ergebnisorientierung kann die Wahl einer anderen Form der Zeiterfassung oder die Vereinbarung größerer Zeiteinheiten sein.

Autor: Angela Fauth-Herkner