Künstliche Intelligenz im Unternehmen erfolgreich einführen und nutzen
In diesem Best-Practice-Artikel erfahren Sie, wie der pme Familienservice Künstliche Intelligenz (KI) im Unternehmen verantwortungsvoll einführt und die Mitarbeitenden aktiv in den Veränderungsprozess einbindet. Der Beitrag beleuchtet, warum KI heute unverzichtbar ist, mit welchen Chancen und Herausforderungen Führungskräfte und HR-Abteilungen umgehen müssen und wie aktuelle gesetzliche Rahmenbedingungen wie der Europäische AI Act die Praxis verändern. Expert:innen aus IT und Personalentwicklung geben konkrete Tipps für die datenschutzkonforme KI-Nutzung und den Aufbau von KI-Kompetenzen im Unternehmen.
Lesen Sie in diesem Artikel:
Warum ist Künstliche Intelligenz im Unternehmen unverzichtbar?
KI ist gekommen, um zu bleiben. Nur wer versteht, wo KI wirklich hilft und wo ihre Grenzen liegen, kann sie sinnvoll und verantwortungsvoll einsetzen. Deshalb ist es für Unternehmen und ihre Mitarbeitenden wichtig, sich aktiv mit dem Thema auseinanderzusetzen.
Im pme Familienservice erproben wir vielfältige Einsatzmöglichkeiten und hinterfragen stets die Potenziale und Grenzen künstlicher Intelligenz. Dazu stellen wir uns folgende Fragen:
- Wo hilft uns KI?
- Wo müssen wir sie nutzen, um am Ball zu bleiben?
- Wo verzichten wir, weil KI noch nicht gut genug ist oder nicht zur Aufgabe passt?
Unser Ziel ist nicht, Menschen zu ersetzen. Sondern unsere Angebote besser zu machen. Wir ermutigen alle Teammitglieder, KI zu nutzen und stellen ihnen dafür mit “Nova" eine datenschutzkonforme KI-Plattform zur Verfügung.
In einer Studie des Digitalverbands Bitkom wurden Erwerbstätige zu Vor- und Nachteilen eines intelligenten Assistenten befragt
56 Prozent der Befragten würden sich grundsätzlich wünschen, dass eine KI sie bei ihrer Arbeit unterstützt. 43 Prozent beantworteten diese Frage mit „nein“ bzw. „eher nein“. 39 Prozent glauben, dass eine KI ihnen Aufgaben bei ihrer aktuellen Arbeit abnehmen könnte, 27 Prozent halten das in Zukunft für möglich, 30 weder heute noch in Zukunft.
Chancen und Herausforderungen: So gelingt der KI-Einsatz im Unternehmen
Die Diskussion um KI im Unternehmen ist von Unsicherheiten und unterschiedlichen Haltungen geprägt. Während manche KI als unfehlbare Technik sehen, fürchten andere ihren eigenen Bedeutungsverlust.
Häufige Muster sind:
- Betonung der eigenen unersetzbaren Kompetenzen
- Konzentration auf Fehler und Schwächen der KI
- Heimliche oder exzessive Nutzung von KI
- Vermenschlichung der KI (KI als Kollege oder Freund)
Die Studie „KI und die Zukunft der Arbeit“ des rheingold Instituts für die randstad Stiftung zeigt, dass viele Unternehmen bei der Einführung von KI die psychologische Dimension unterschätzen.
„Gerade jetzt müssen Unternehmen verstehen, dass es nicht nur um Technologie und Effizienzgewinne, sondern auch um Identität, Selbstwert und die Kultur der Zusammenarbeit geht“, sagt Johannes Dorn, Geschäftsführer des rheingold Instituts.
In unserer Veranstaltungsreihe "KI und Lernen" geben wir gemeinsam mit unseren Expert:innen sowie Top-Speaker:innen praxisnahe Antworten und wertvolle Impulse für den Einsatz von KI – bei der Arbeit und im Alltag!
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Die Rolle der Führungskräfte bei der KI-Einführung
“Führungskräfte haben die Verantwortung, ihr Team mit auf den Weg zu nehmen und eine vertrauensvolle Kultur zu fördern”, sagt Meike Bukowski, Leiterin Personalentwicklung, pme Familienservice.
Dazu gehören folgende Fragestellungen:
- Wie nehmen wir alle mit?
- Wie gehen wir mit Unsicherheiten und Ängsten um?
- Welche Schulungs- und Austauschformate braucht es?
Darüber hinaus gilt es den Beschäftigten aufzuzeigen, wo KI hilfreich ist und wo (noch) nicht und wie ein sicherer und datenschutzkonformer Umgang damit gelingt.
„Eine weitere Aufgabe von Führungskräften ist es, die Nutzung von KI zu fördern“, sagt Victoria Domke, Personalentwicklung pme Familienservice. Dazu gehöre es, Freiräume zum Lernen und Ausprobieren mit KI zu schaffen und Anwendungsfälle bereitzustellen.
„Viele Führungskräfte stecken in einem Teufelskreis“, ergänzt Katharina Opper, Prompt Engineering, KI-Unit: „Sie haben zu wenig Zeit, sich mit KI zu beschäftigen, obwohl KI ihnen Zeit sparen würde“. Um diesen Kreis zu durchbrechen, müssten Führungskräfte ein Bewusstsein dafür schaffen, wie KI die Arbeit erleichtern kann. Nicht zuletzt gilt es, als Vorbild voranzugehen und zu zeigen, wie KI als praktisches Werkzeug eingesetzt werden kann.
Die Rolle der Personalentwicklung/HR
Für die Personalentwicklung ist KI kein Trend, sondern ein grundlegender Wandel. Im Vordergrund stehen dabei folgende Aspekte:
- Vermittlung von Kompetenzen für Teammitglieder
- KI-positive Haltung: KI als Werkzeug
- KI als Unterstützung für Lernprozesse
- Umgang mit Datenschutzbedenken
„Mit der KI-Plattform Nova haben alle pme-Teammitglieder eine ‘kindersichere Spielwiese’, bei der sie unbesorgt ausprobieren können.“ Vera Schwab, Projektleitung der KI-Unit bei pme Familienservice
Die Mitglieder der pme-Personalentwicklung verstehen sich als Lernende und gleichzeitig Mitgestaltende. Ziel ist es, alle Beschäftigten so mitzunehmen, dass sie motiviert und zum Ausprobieren ermutigt und Widerstände abgebaut werden.
Mit verschiedenen Formaten fördert die Personalentwicklung KI-Kompetenzen bei den Mitarbeitenden:
- Austauschformate
- Gruppencoachings
- KI-Multiplikator:innen
- Lernbuddys zur Unterstützung der Teammitglieder
Strategien zur Wissensvermittlung
„Bei KI funktionieren klassische Schulungen nur bedingt. Es gilt die Mitarbeitenden eng zu begleiten und ihnen Mut zu machen“, weiß Vera Schwab von der KI-Unit des pme Familienservice. Ihre Tipps:
- Nicht nach dem perfekten Prompt suchen, sondern einfach ausprobieren
- Mit der KI sprechen wie mit einem Menschen
- Fragen stellen, z. B. „Wer bist du?“ oder „Was kannst du?“
- KI-Austausch in Team-Meetings integrieren (Update zu Agenten, Anwendungsfällen, Best Practice)
- Wissenstransfer, z. B. durch KI-Multiplikator:innen und Lernbuddys
- Leitfaden und Schritt-für Schritt-Anleitungen bereitstellen
Verantwortungsvolle KI-Nutzung und Leitlinien
Neben vielen Chancen birgt die Nutzung von KI auch zahlreiche Risiken. Deshalb hat das Europäische Parlament im März 2024 den Artificial Intelligence Act verabschiedet und damit die weltweit erste gesetzliche Leitlinie für die Nutzung von künstlicher Intelligenz geschaffen.
KI-Kodex des pme Familienservice
pme Familienservice nimmt diese Risiken und Ängste sehr ernst und hat deshalb schon 2022 damit begonnen, systematisch internes KI-Know-how aufzubauen und die Teammitglieder aktiv in die Überlegungen zum Einsatz von KI einzubinden. Denn wir sind davon überzeugt, dass wir die Potenziale von KI nur dann erfolgreich nutzen können, wenn wir unsere Ziele und die Anwendung von KI transparent machen und gemeinsam mit unseren Teammitgliedern und unseren Kunden entscheiden, wann wir KI einsetzen und zu welchem Zweck.
KI-Kodex des pme Familienservice
- Nutzen Sie nur geprüfte KI-Plattformen von vertrauenswürdigen Anbietern.
- Geben Sie keine sensiblen oder personenbezogenen Daten in offene KI-Dienste.
- Prompten mit System: Je präziser die Eingaben, desto besser sind die Ergebnisse.
- KI macht Fehler: Prüfen Sie deshalb alle Ergebnisse.
- Fragen Sie Ihre IT oder Datenschutzbeauftragten bei Unsicherheiten.
Strategie und Haltung zur verantwortungsvollen Nutzung
Beim pme Familienservice setzen wir KI dort ein, wo sie das Unternehmen weiterbringt, Kunden neue Optionen bietet, Prozesse automatisiert und den Service erweitert – zum Beispiel mit Chatbots wie Luca oder ELKI, die unseren Kund:innen rund um die Uhr zur Verfügung stehen. Dabei verfolgen wir einen "Blended-Ansatz": Der Mensch steht im Mittelpunkt.
Katharina Opper von der KI-Unit betont: „Wir schauen immer, wie wir KI im Sinne unserer Firmenphilosophie einsetzen. Wir wollen keinen menschlichen Service durch Bots ersetzen, nur weil es technisch möglich ist“. KI biete einen niedrigschwelligen Einstieg, gerade bei komplexen oder persönlichen Themen, der Mensch greife unterstützend ein, wenn es notwendig wird.
KI-Unit als Treiber
Die IT-Abteilung des pme Familienservice beschäftigt sich seit der Veröffentlichung des ersten großen GPT-Modells von OpenAI im November 2022 intensiv mit KI. Wurde das Thema anfangs noch von einzelnen „Early Adopters“ vorangetrieben, ist es jetzt mit einer vierköpfigen KI-Unit auf solide Füße gestellt. „Für Themen wie Prompting und Modellauswahl wird eine hohe Expertise benötigt, denn sie haben einen großen Einfluss auf das gesamte Unternehmen“, sagt Michael Kühnen.
Die KI-Unit des pme Familienservice wirkt nach innen und außen:
- Sie ist Anlaufstelle für alle Teammitglieder und treibt im Sinne der "Hilfe zur Selbsthilfe" den Kompetenzaufbau voran.
- Sie schafft technische Anknüpfungspunkte zu den pme-eigenen Systemen.
- Gemeinsam mit den Produktverantwortlichen entwickelt sie Lösungen, wie KI nutzenbringend für Kund:innen eingesetzt werden kann, etwa in Form von Beratungsassistenten
Wichtig dabei ist, die Beschäftigten zu sensibilisieren, dass sie alle Ergebnisse der KI prüfen. Nicht zuletzt sind Beschäftigte für Inhalte, die sie im Namen des Unternehmens veröffentlichen, haftbar.
Unternehmen brauchen im ersten und wichtigsten Schritt eine zentrale KI-Strategie, die den Datenschutz berücksichtigt. Das mindeste sind Anweisungen an die Mitarbeitenden und Schulungsmöglichkeiten, damit der Datenschutz gewährleistet ist und Unternehmensgeheimnisse oder personenbezogene Daten geschützt sind. Wenn die Teammitglieder ohne Begleitung ausprobieren, birgt das die Gefahr von "Schatten-KI" und Datenschutzrisiken.
FAQ – Künstliche Intelligenz im Unternehmen
Warum ist Künstliche Intelligenz (KI) in Unternehmen heutzutage unverzichtbar?
KI steigert die Effizienz, unterstützt Teams und hilft, im Wettbewerb digital mitzuhalten.
Wie profitieren Mitarbeitende von KI am Arbeitsplatz?
Sie können Routineaufgaben automatisieren, erhalten individuelle Lernunterstützung und werden bei komplexen Aufgaben entlastet.
Was sollten Führungskräfte bei der Einführung von KI beachten?
Führungskräfte sollten Ängste und Unsicherheiten bei Mitarbeitenden adressieren, Transparenz schaffen und den Wissensaufbau aktiv fördern.
Welche Herausforderungen gibt es bei der Nutzung von KI?
Zu den größten Hürden gehören Datenschutzfragen, Überforderung durch neue Tools und Widerstände im Team.
Ist der Einsatz von KI gesetzlich geregelt?
Ja, mit dem AI Act gelten europaweit klare Regeln für einen sicheren, verantwortungsvollen KI-Einsatz.
Wie werden Mitarbeitende für KI fit gemacht?
Durch Schulungen, Lernbuddys, praktische Austauschformate und eine offene, lernfördernde Unternehmenskultur.
Weiterführende Links und Informationen
KI-Kodex des pme Familienservice
Studie "KI und die Zukunft der Arbeit"
